En corto. Para clínicas de fisioterapia, dentales y centros pequeños de salud que ya tienen programa de citas: bonos de sesiones, cobros pendientes, seguimiento de pacientes que dejan de venir y varias sedes. No sustituye la historia clínica ni el programa de citas.
Lo que el programa de citas no hace
Si tienes una clínica de fisioterapia, una consulta dental o un centro con tres o cuatro profesionales, lo más probable es que ya pagues un programa de citas. Y que funcione bien para eso: dar hora, recordar la cita, ver quién viene mañana.
Los problemas empiezan fuera de la agenda. Una paciente compra un bono de diez sesiones y la cuenta de cuántas lleva está en una hoja de recepción. Otro paga la mitad hoy y la otra mitad «el próximo día», y el próximo día nadie se acuerda. A final de mes, cuadrar lo cobrado con lo atendido lleva una tarde entera con la calculadora.
Luego está el seguimiento. El paciente que venía cada semana y dejó de venir en junio. Nadie lo llamó porque nadie lo vio: el programa de citas enseña quién viene, y quién ha dejado de venir no sale en ninguna pantalla.
Y si tienes una segunda sede, cada una acaba con su propia hoja, su propio recuento y su propia forma de hacer las cosas.
La base de la que partimos
Estas capturas son de nuestra base para centros de salud, con datos de ejemplo. Lo que se ve es la agenda semanal de un centro con fisioterapia, psicología y nutrición: cada cita con su hora, el paciente, el tipo de servicio, si está confirmada o solo programada, y el profesional que la atiende. Se filtra por profesional y se da cita pulsando en el día.
Agenda de la semana con todos los profesionales. Datos de ejemplo.
Cada profesional ve en el móvil solo sus citas de la semana.
La semana de una profesional en el móvil. Datos de ejemplo.
Enseñamos la agenda porque es lo que todas las bases comparten. Si la vuestra ya os sirve, no hace falta cambiarla: lo que montamos puede ir al lado.
Lo que se monta encima
Esto es lo que suele pedir una clínica pequeña cuando se sienta con nosotros. No sale en las capturas porque cada centro lo quiere a su manera, y se construye sobre la base:
- Bonos y packs de sesiones. Cada sesión atendida descuenta del bono, y recepción ve cuántas quedan sin abrir otra hoja.
- Cobros pendientes. Lo que se ha atendido y no se ha cobrado, en una lista, con el nombre del paciente y desde cuándo.
- Pacientes que dejan de venir. Un aviso cuando alguien con tratamiento abierto lleva semanas sin cita, para que alguien le llame.
- Varias sedes. Una sola base con los datos de cada centro separados y una vista conjunta para dirección.
Dos cosas que conviene dejar claras. No montamos historia clínica ni te prometemos cumplir la normativa sanitaria: eso tiene sus propios requisitos y sus propios programas, y es mejor que siga donde esté. Y no emitimos facturas: el programa prepara los cobros y los pasa a tu programa de facturación, que es el que cumple VeriFactu.
¿Y un CRM para clínicas dentales?
En una clínica dental, el CRM que suele faltar es el de los presupuestos de tratamiento: quién recibió uno, si lo aceptó y a quién hay que volver a llamar. Se monta al lado del programa de citas.
Un paciente sale de la primera visita con un presupuesto en la mano y dice que se lo pensará. Si nadie le llama, se lo piensa en otra clínica. Con cada presupuesto en una lista, con su estado y la fecha para volver a llamar, recepción sabe cada mañana a quién le toca.
Qué más cabe en ese seguimiento, como etapas o avisos al equipo, lo tienes en CRM a medida. Qué datos pasan del programa clínico al CRM se decide contigo, porque los de salud tienen sus propias reglas y la historia clínica se queda donde está.
Los primeros 30 días
En la llamada nos cuentas qué se lleva hoy a mano y qué programa usáis para las citas. A veces la respuesta es que ese programa ya hace lo que necesitas con una opción que no conocías, y te lo decimos.
Si hay que montar algo, sale un acuerdo de alcance de una página con lo que hará el programa y la prueba que tiene que pasar. Partimos de la base y la adaptamos a vuestros servicios, vuestros bonos y vuestra forma de cobrar. A mitad de plazo tienes una versión para probar con recepción.
Si en menos de 30 días desde el arranque no supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. Lo que se acuerde sobre tus datos y sobre el programa queda escrito en el alcance antes de pagar nada.
Para el coste, prueba la calculadora. No tenemos casos de clínicas publicados; si quieres ver más pantallas reales de una de nuestras bases, están en el ejemplo por dentro.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que dejar el programa de citas que uso?
No necesariamente. Si te sirve para las citas, lo normal es quedarse con él y montar al lado lo que no cubre. Si se puede conectar, se conecta; te lo confirmamos en la llamada con el nombre del programa.
¿Incluye historia clínica?
No. La historia clínica tiene requisitos propios y preferimos que siga en el programa que ya los cumple. Lo nuestro es la parte de gestión: bonos, cobros, seguimiento y sedes.
¿Sirve para un centro con dos o tres sedes?
Sí. Cada sede ve lo suyo y dirección ve el conjunto. Qué comparte cada sede con las demás, como pacientes o bonos, lo decidimos contigo y queda en el alcance.
¿Hace las facturas de los pacientes?
No. Prepara lo cobrado y lo pasa a tu programa de facturación o a tu gestoría, que emiten la factura legal y cumplen VeriFactu.