En corto. Para empresas de reformas, obras y aluminio: presupuestos por capítulos, certificaciones a origen, fotos de cada obra y su estado en el móvil del encargado, para saber en cualquier momento cuánto va hecho, cuánto cobrado y qué partida se ha desviado.
El Excel del presupuesto y el Excel de la obra
La mayoría de empresas de reformas con las que hablamos trabajan igual. Hay un Excel con el presupuesto por capítulos, que alguien hizo bien una vez y se copia de obra en obra. Hay otro, o una libreta, donde se apunta lo que se va haciendo. Y hay un grupo de WhatsApp por obra con cien fotos sin orden.
Mientras las obras son dos o tres, se aguanta. Con ocho abiertas a la vez, el encargado pregunta por teléfono qué falta en cada una, la oficina no sabe qué certificar a final de mes y el cliente que pide «¿cuánto llevamos?» espera dos días a que alguien sume.
En carpintería de aluminio pasa algo parecido con otro orden: medición en obra, presupuesto, pedido de perfil y vidrio, taller, colocación. Si el pedido se retrasa, la fecha de colocación que le diste al cliente ya no vale, y casi nadie se entera hasta el día antes.
Presupuesto y certificación en la misma pantalla
Esta es la ficha de una obra en nuestra base para reformas. Arriba, el código de la obra, el cliente, la dirección, la fecha de inicio y el estado. Debajo, pestañas para los datos, el presupuesto, las certificaciones y las fotos.
El presupuesto va por capítulos (demoliciones, albañilería, fontanería…) con código, unidad, medición, precio e importe de cada partida, y una última columna con lo certificado. Encima de la tabla sale el certificado a origen frente al total. Esa cifra es la que antes costaba media mañana sacar.
Presupuesto por capítulos con lo certificado de cada partida. Datos de ejemplo.
Cuando una partida se mide de más o de menos en obra, se ve en esa columna sin abrir otro archivo. Y el presupuesto se imprime desde el mismo botón, con los datos de tu empresa.
Un programa de presupuestos de obra que sigue vivo después de firmar
Un programa de presupuestos de obra tiene que sacar el presupuesto por capítulos y partidas con vuestra tarifa, y seguir sirviendo después: lo certificado, lo desviado y lo cobrado salen de ese mismo presupuesto.
Aquí el presupuesto se hace con vuestro banco de precios, cargado desde el Excel que ya usáis. Si os llegan mediciones en BC3, el formato de intercambio de muchos programas de mediciones, se puede estudiar importarlas: tráete un archivo a la llamada y te decimos qué se aprovecha y qué no.
Cuánto cuesta montarlo depende de cuánto haya que cambiar de la base. Lo explicamos sin rodeos en cuánto cuesta un software a medida.
El encargado lleva sus obras en el bolsillo
En el móvil, el encargado ve la lista de sus obras: código, nombre, cliente, presupuesto y estado. Puede buscar, filtrar por estado y sacar la lista en CSV si la oficina la pide. Y las fotos tienen su pestaña en la ficha de cada obra, en lugar de perderse en un chat. Si además queréis que cada operario cierre su parte en la obra, lo contamos en la app de partes de trabajo.
Las obras de un encargado en el móvil. Datos de ejemplo.
Software de gestión para constructoras pequeñas y medianas
Para una constructora pequeña o mediana que lleva cada obra por presupuesto y certificación, esta base sirve. Si hacéis obra pública o grandes promociones y necesitáis contabilidad por obra y comparativos de ofertas, os conviene un ERP de construcción.
Los ERP de construcción grandes están pensados para empresas con departamento de compras, un jefe de obra por obra y una contabilidad que compara coste previsto y coste real partida a partida. Ese trabajo lo hacen bien. En una constructora con la oficina justa suelen traer más pantallas de las que alguien va a rellenar, y el encargado acaba volviendo al grupo de WhatsApp.
Aquí el tamaño es otro. Presupuesto por capítulos, lo certificado, las fotos y el estado de cada obra, y encima lo que vuestra empresa use de verdad, por ejemplo llevar aparte las partidas de cada subcontrata. Cuando haga falta juntar compras, almacén y administración en el mismo sistema, eso ya es un ERP a medida y se monta por partes, empezando por lo que más horas os quita. Si en la llamada vemos que lo vuestro pide un programa de construcción del mercado, te lo decimos y no te lo vendemos.
Qué se cambia para que sea vuestro
La base resuelve lo común. Lo propio de cada empresa lo decidimos en la llamada, y en reformas suele caer por aquí:
- Vuestros capítulos y vuestras partidas de siempre, cargados desde el Excel que ya usáis, para no teclear la tarifa otra vez.
- Cómo certificáis: por porcentaje de partida, por medición real o por hitos pactados con el cliente.
- Los estados de la obra que tengan sentido para vosotros. En aluminio, por ejemplo, «medido», «pedido a proveedor», «en taller» y «colocado».
- Qué ve cada uno. El encargado no tiene por qué ver márgenes; dirección sí.
Las facturas de cada certificación no salen de aquí. El programa prepara los datos y los pasa a tu programa de facturación, que es el que emite la factura y cumple VeriFactu.
Cómo van los primeros 30 días
Empezamos con una llamada de media hora y un presupuesto real tuyo delante, mejor si es de una obra que se complicó. Con eso escribimos el acuerdo de alcance: qué hará el programa, qué no, y la prueba que tiene que pasar para darlo por bueno.
Desde el arranque, partimos de esta base y la adaptamos a vuestros capítulos y vuestra forma de certificar. A mitad de camino tienes una versión para probar con una obra de verdad. Si en menos de 30 días desde el arranque no supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. Lo que se acuerde sobre tus datos y sobre el programa va escrito en el alcance antes de pagar nada.
El coste depende de cuánto hay que cambiar. Puedes estimarlo en la calculadora de coste. Todavía no tenemos casos de empresas de reformas publicados; las pantallas reales de otra de nuestras bases están en el ejemplo por dentro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cargar mis presupuestos y mi banco de precios de Excel?
Normalmente sí. Tráete el archivo a la llamada y te decimos qué se puede pasar tal cual y qué habría que ordenar antes. Lo que acordemos migrar queda escrito en el alcance.
¿Sirve para una carpintería de aluminio o solo para reformas?
Sirve para las dos si el trabajo se organiza por obra o por pedido con varias fases. Lo que cambia son los estados y los campos: en aluminio importan las medidas, el proveedor y la fecha de taller.
¿El programa hace las facturas de las certificaciones?
No. Prepara lo certificado de cada periodo y se lo pasa a tu programa de facturación o a tu gestoría, que emiten la factura legal y cumplen VeriFactu.
¿Y si trabajamos con subcontratas?
Cuéntalo en la llamada. Se puede dar acceso limitado a quien no es de la empresa o llevar sus partidas aparte. Qué se hace exactamente lo decidimos contigo y queda en el alcance.