En corto. Un parte de trabajo digital recoge en el móvil del técnico el trabajo hecho, las horas, el material, las fotos y la firma del cliente, y llega a la oficina en cuanto se cierra para poder facturar. Se puede seguir en papel, usar una app estándar o hacerlo a medida.
Qué tiene que llevar un parte de trabajo digital
Lo mismo que el de papel, más lo que el papel no puede guardar bien. Si falta algo de esta lista, alguien en la oficina acabará llamando al técnico para preguntarlo:
- Cliente y dirección. Elegidos de la ficha del cliente, no escritos a mano cada vez.
- Qué había que hacer y qué se hizo. Son dos cosas distintas y conviene que el parte las separe.
- Horas. Mejor con un botón de empezar que con lo que el técnico recuerde por la tarde.
- Material gastado. Si no se apunta en el momento, no se factura.
- Fotos del antes y el después. Te ahorran más de una discusión con el cliente.
- Firma del cliente, con su nombre. La conformidad de que el trabajo descrito se ha hecho.
- Estado. Pendiente, en curso, terminado. Y los que tenga vuestra empresa, como «falta material».
Y lo que más se olvida al elegir: qué pasa con el parte cuando se cierra. Tiene que llegar a la oficina sin que nadie lo pase a limpio, servir para preparar la factura y quedarse en el historial del cliente. Cuando dentro de un año ese cliente llame diciendo que la avería es la misma, alguien tiene que poder abrir el parte anterior, con sus fotos, sin buscar en una caja.
Así se ve en el móvil del técnico
Estas son pantallas de una de nuestras bases. El técnico abre su parte, pulsa «Empezar» y va rellenando. Al terminar, el cliente escribe su nombre y firma con el dedo. Al pulsar «Firmar y cerrar parte» el parte queda cerrado y ya no se puede tocar.
Capturas del programa funcionando. Datos de ejemplo.
Los campos del parte cambian según el oficio. A un frigorista le hace falta apuntar el gas y la carga; a una empresa de limpieza, la lista de tareas de cada servicio y la hora a la que terminó. Por eso conviene que no vengan fijados de fábrica.
Y así lo ve la oficina
Todos los partes en una lista, con su técnico y su estado. Se busca por cliente, se filtra por tipo, prioridad o estado y se descarga en CSV para abrirlo en Excel. El que sale «Sin asignar» es el aviso que alguien apuntó y nadie ha cogido todavía.
Listado de partes desde la oficina. Datos de ejemplo.
Tres formas de dejar el papel, y cuándo conviene cada una
Seguir en papel. Si sois dos o tres, hacéis pocas salidas a la semana y quien factura es quien va a la obra, el papel aguanta. El problema empieza cuando el que hace el trabajo y el que lo cobra son personas distintas. Ahí cada parte que llega tarde es una factura que sale tarde.
Una app estándar de partes. Las hay de sobra y se pagan por usuario y mes. Si vuestro parte es el típico, no necesitáis conectarla con nada más y queréis empezar esta semana, es lo sensato. Probadla con un técnico antes de pasar a todos. Donde suele chirriar: la cuota crece con cada técnico que entra, los campos son los que decidió el fabricante, y el día que queráis iros hay que ver cómo salen vuestros datos.
Un programa hecho a medida que parte de una base. Es lo que hacemos nosotros, como aplicación a medida que se abre en el móvil. Compensa cuando el parte tiene campos que ninguna app trae, cuando además queréis presupuestos, agenda o revisiones en el mismo sitio, o cuando el equipo ya es grande y pagar por usuario empieza a doler. Tiene un coste de entrada y hay que esperar a que esté hecho, así que para una empresa de tres personas con un parte sencillo no lo recomendaríamos.
Si dudas entre las dos últimas, en software a medida o estándar lo comparamos con más calma, y la calculadora de coste te hace la cuenta a tres años con tus usuarios.
Los plazos y la garantía son los del resto de la web: si en menos de 30 días no se supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido.
Si tenéis una empresa de instalaciones o mantenimiento
Los partes son solo una parte del día. Si además repartís avisos entre varios técnicos, hacéis presupuestos que se convierten en trabajo o lleváis revisiones periódicas por contrato, lo tenemos contado para vuestro caso en el programa de gestión para instaladores. Si lo vuestro son obras, está en el programa de gestión para reformas. Y si quieres ver el resto de pantallas de esta base, agenda y presupuestos incluidos, están en el ejemplo por dentro.
Preguntas frecuentes
¿Funciona sin cobertura?
No del todo. Necesita conexión para guardar el parte y la firma. Si vuestros técnicos trabajan en sótanos, naves o zonas sin cobertura, dilo en la llamada y lo tenemos en cuenta al diseñarlo.
¿Hay que instalar una app?
No. Se usa desde el navegador del móvil y se guarda como acceso directo en la pantalla de inicio, así que se abre como cualquier otra app. Cada técnico entra con su usuario y solo ve sus partes.
¿Tiene validez la firma del cliente en el móvil?
Sirve como conformidad del trabajo: queda el nombre de quien firma junto a su firma, y el parte ya no se puede cambiar. No sustituye los certificados oficiales que exige cada tipo de instalación, que siguen siendo cosa del instalador habilitado.
¿La app hace las facturas?
No. Prepara los datos del parte cerrado, horas y material incluidos, y los pasa a tu programa de facturación o a tu gestoría. La factura la emite ese programa, que es el que cumple VeriFactu.