En corto. Para empresas de control de plagas con contratos de mantenimiento: las visitas periódicas que se generan solas, el plano de cebos y trampas de cada cliente con lo que se revisó en cada punto, el diagnóstico de situación, el certificado del servicio firmado por el responsable técnico y la documentación que el cliente enseña en su auditoría. Se hace a medida a partir de nuestra base para servicios técnicos.
Lo que de verdad pesa en una empresa de plagas
El papeleo que tiene que salir bien cada vez. El tratamiento lo resuelve el técnico; lo que falla es encontrar a tiempo el certificado, el plano o el diagnóstico de un cliente concreto cuando alguien los pide.
Casi todo el negocio son contratos de mantenimiento: restaurantes, obradores, almacenes, comunidades de vecinos. Visitas cada mes, cada dos o cada trimestre, y en cada una el técnico revisa los mismos puntos. Mientras los contratos son veinte, una hoja de cálculo con la próxima fecha aguanta. Con doscientos, se escapan visitas y el cliente se entera antes que la oficina.
Y luego está la parte que no perdona. Para inscribirse en el ROESB, la empresa ya presentó su modelo de diagnóstico de situación y su modelo de certificado del servicio, y ese certificado lo firma el responsable técnico. Si el diagnóstico se rellena en papel y el certificado se pasa a limpio en la oficina días después, quien firma está firmando algo que no ha visto terminar.
Contratos que generan sus visitas
Cada contrato guarda cada cuánto se visita, qué se revisa y qué técnico lo lleva. Las visitas aparecen solas en la agenda y la oficina ve cuáles están vencidas antes de que llame el cliente.
Esta es la agenda de nuestra base para servicios técnicos, con datos de ejemplo. Cada tarjeta es un trabajo con hora, cliente, dirección y técnico. En plagas, la mayoría de esas tarjetas no las crea nadie: salen del contrato. Las que sí se crean a mano son los avisos, la cucaracha en la cocina un viernes por la tarde, y conviven con las periódicas sin pisarse.
Capturas de la base de servicios técnicos con datos de ejemplo; en vuestro programa se adapta al control de plagas.
Si un cliente pide mover la visita, se mueve esa y el contrato sigue contando desde la fecha pactada. Si pide un refuerzo después de un aviso, queda apuntado como extra de su contrato para que no se pierda al facturar.
El plano de cada cliente, punto por punto
Cada instalación tiene su plano con los cebos, trampas y detectores numerados. En la visita, el técnico marca en el móvil el estado de cada punto: sin actividad, consumo, captura, dañado o repuesto.
Ese registro es lo que el cliente necesita en una auditoría de seguridad alimentaria, y lo que la propia empresa necesita para ver tendencias. Si el punto 14 del almacén marca consumo tres visitas seguidas, algo entra por ahí. Con papel eso se ve cuando alguien se pone a comparar hojas; con el historial en el programa, salta solo.
La norma UNE-EN 16636, publicada en 2015, pide un proceso con evaluación, causa raíz, análisis de riesgo, plan de acción e informe. Quien trabaja certificado ya lo hace así. El programa no os certifica: deja cada visita escrita en ese orden para que la auditoría encuentre lo que busca.
Capturas de la base de servicios técnicos con datos de ejemplo; el plano de puntos se construye para vosotros.
Funciona en el navegador del móvil, sin tienda de apps. En sótanos y cámaras frigoríficas la cobertura falla a menudo; si es vuestro caso, lo hablamos en la llamada porque cambia cómo se guarda la visita.
Diagnóstico, certificado y la carpeta del cliente
El diagnóstico de situación y el certificado del servicio se rellenan sobre vuestros propios modelos, con los productos y lotes usados en la visita. El responsable técnico los revisa y firma desde el programa, y quedan en la carpeta del cliente.
Vuestros modelos son los que presentasteis al ROESB, así que no los cambiamos: los pasamos a pantalla tal cual. El técnico elige el producto de una lista con sus fichas ya subidas y apunta dosis y zona; el certificado se monta con eso. Nadie vuelve a teclear en la oficina lo que ya se escribió en la furgoneta.
Si lo queréis, le construimos a cada cliente un acceso propio para descargar sus certificados, planos e informes cuando le toque auditoría. La base no lo trae hecho, es de lo que se programa para vosotros, y con él el martes del obrador se resuelve mandando un enlace.
Capturas de la base de servicios técnicos con datos de ejemplo.
Qué contenido exacto tiene que llevar cada documento lo marcan la normativa de vuestra comunidad y vuestro responsable técnico. Nosotros lo programamos; no lo decidimos.
Qué hay que contarnos para hacerlo vuestro
La base trae agenda, partes con estados y firma en el móvil. Para plagas se añaden los contratos periódicos, el plano de puntos, vuestros modelos de diagnóstico y certificado, el catálogo de productos y el acceso del cliente.
- Tipos de contrato. Frecuencias, qué incluye cada uno y qué se cobra aparte.
- Cómo numeráis los puntos. Por zonas, por plano o por tipo de dispositivo.
- Vuestros modelos del ROESB. El diagnóstico y el certificado en PDF, tal como los usáis.
- Quién firma qué. Técnico aplicador, responsable técnico y cliente.
- Productos que usáis. Con su número de registro y sus fichas.
El programa no emite facturas. Prepara las visitas y los extras de cada contrato para vuestro programa de facturación, que es el que cumple VeriFactu.
Cómo arrancamos
Primero una llamada; después, un acuerdo de alcance de una página con la prueba que tiene que pasar el programa. A mitad de plazo tenéis una versión con dos o tres clientes reales. Si en menos de 30 días no supera la prueba, devolvemos lo pagado.
Para la llamada viene bien tener a mano un certificado real, un plano y la lista de contratos, aunque sea en Excel. Con eso vemos en media hora qué parte de vuestro trabajo ya cubre la base y qué hay que construir.
La garantía es la de toda la web: si en menos de 30 días desde el arranque no se supera la prueba acordada, devolvemos lo pagado, no pagáis el resto y os quedáis lo construido. Para una primera idea del coste está la calculadora. No tenemos todavía casos publicados de empresas de plagas; más pantallas de la misma base, en el ejemplo por dentro.
Preguntas frecuentes
Ya hay programas para empresas de control de plagas. ¿Por qué uno a medida?
Si uno de esos os cubre contratos, planos y certificados tal como trabajáis, usadlo, que empezáis mañana. A medida tiene sentido cuando vuestros modelos o vuestros clientes no caben en ellos, por ejemplo cuando cada cadena de alimentación pide su propio formato de informe, o cuando hacéis plagas, legionela y desinfección en la misma empresa y queréis un solo programa para todo.
¿El programa sirve para cumplir el ROESB o la UNE-EN 16636?
No por sí solo. La inscripción y la certificación dependen de la empresa, de su personal capacitado según el Real Decreto 830/2010 y de cómo trabaja. El programa guarda la documentación y el historial ordenados para que enseñarlos sea fácil.
¿Puede el cliente ver sus documentos sin llamar?
Si lo pedís, sí. Ese acceso no viene en la base, se construye dentro del proyecto: cada cliente entra con su usuario y solo ve lo suyo, que son certificados, planos, informes de cada visita y las fichas de los productos usados en su instalación. Si al principio no os hace falta, el certificado firmado también se le puede mandar por correo en PDF al cerrar la visita.
¿Qué pasa con lo que ya tenemos en papel o en carpetas?
Los contratos y clientes se cargan al empezar. Los certificados antiguos se pueden subir como PDF a la ficha de cada cliente; no hace falta pasarlos a mano.