En corto. Custom Soft Lab hace el programa de gestión de una pyme a partir de cómo trabaja hoy: un solo sistema para oficina, calle y dirección. Se parte de una base ya probada y se adapta, con precio cerrado antes de empezar y funcionando en menos de 30 días desde el arranque, o se devuelve lo pagado.
Cuándo compensa hacerte un software propio
Casi ninguna pyme empieza queriendo un programa a medida. Empieza con una hoja de cálculo, luego añade una app de presupuestos, después otra para el calendario del equipo, y un día descubre que la misma dirección de cliente está escrita en cuatro sitios y que el lunes alguien pasa la mañana copiando datos de uno a otro.
Ahí es donde un software hecho para tu forma de trabajar sale a cuenta. Estas son las señales que vemos más a menudo:
- Hay un Excel que solo entiende una persona. Si esa persona coge vacaciones, media empresa va a ciegas.
- Pagas varias suscripciones que no se hablan entre ellas y ninguna hace del todo lo que necesitas.
- Tu forma de trabajar es tu ventaja y la herramienta estándar te obliga a cambiarla por la suya.
- Los datos llegan tarde: el parte, el albarán o el pedido aparecen días después, y con ellos se retrasa la factura.
- El equipo trabaja fuera de la oficina y todo pasa por llamadas y mensajes de WhatsApp.
Si te reconoces en dos o más, merece la pena al menos hacer la cuenta. Si no, probablemente un programa estándar te sirva y te lo diremos en la llamada.
Qué montamos exactamente
Un único sistema, en el navegador y en el móvil, con una parte para cada área de la empresa. Todas comparten los mismos clientes, los mismos usuarios y los mismos datos, así que lo que entra por un lado aparece en los demás sin volver a teclearlo.
Clientes y comercial
Fichas, historial, oportunidades y seguimiento. Lo que en otras webs llaman CRM a medida.
Presupuestos y pedidos
Con tus tarifas y tus plantillas. Ves cuándo lo abren y cuándo lo aceptan.
Operaciones
Partes de trabajo, planificación del equipo, incidencias, fotos y firmas desde el móvil.
Administración
Del trabajo cerrado a la factura sin copiar datos, conectado con tu programa de facturación o tu gestoría. Si lo que buscas es el sistema completo de gestión, mira ERP a medida.
Dirección
Un panel con lo que te importa mirar cada mañana, sin pedírselo a nadie.
Tareas automáticas
Avisos, recordatorios, informes y traspasos entre áreas que salen solos. Lo contamos con más detalle en automatización de procesos.
No hace falta montarlo todo de golpe. Te recomendamos empezar por el área que más horas te roba y añadir las demás cuando la primera ya la use tu gente sin preguntarte. Si quieres verlo aplicado a tu sector, hay página para reformas, instaladores, clínicas, academias, despachos profesionales, distribución, inmobiliarias, compraventa de vehículos, talleres mecánicos y empresas de limpieza.
Cómo lo hacemos en menos de 30 días
La pregunta lógica es cómo se hace en menos de 30 días lo que en otros sitios se presupuesta en meses. Hay dos razones y ninguna es magia.
La primera: no empezamos de cero. Usuarios, permisos, avisos, copias de seguridad y todo lo que cualquier empresa necesita sale de una base que ya tenemos, así que el tiempo se va en lo que es propio de tu empresa. La segunda: la parte repetitiva del código la escribe la IA, y lo que tiene que ver con cómo funciona tu negocio lo decide una persona que responde por ello.
- Llamada de media hora. Nos cuentas qué se hace en papel, qué se pierde y qué os quita tiempo. Te decimos qué montaríamos primero y cuánto cuesta.
- Acuerdo de alcance en una página. Qué hace el programa, qué incluye, qué no, el precio y la prueba que tiene que pasar el día de la entrega. Lo que no está escrito no entra ni en el precio ni en el plazo.
- Arranque. Pagas la mitad y nos pasas tus plantillas, tarifas y ejemplos. Desde ese día cuenta el plazo.
- Versión intermedia. A mitad de plazo la pruebas y nos dices qué cambiarías. Tienes dos revisiones incluidas.
- Entrega y formación. Te lo damos funcionando y formamos a tu equipo esa misma semana. Pagas la otra mitad.
La garantía: si en menos de 30 días no se supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. El reloj corre desde que nos entregas lo necesario y se para si tardas más de 48 horas en contestar. «Funciona» lo definimos antes de empezar con una prueba que haces tú.
Software de gestión para empresas de servicios
En una empresa de servicios lo que se vende es el trabajo del equipo. El programa tiene que seguir cada encargo desde que entra hasta que se cobra, y por eso partimos de una base distinta para cada sector.
Cambian los nombres y el camino se parece bastante. Cuando el trabajo se hace en casa del cliente, mandan el aviso, la agenda del equipo y el parte firmado: es lo que pasa en instaladores y mantenimiento, en empresas de limpieza y en reformas y obras. Cuando es el cliente quien viene, lo que ordena el día son las citas, las clases o los coches que entran, como en clínicas, academias o talleres mecánicos. Y en despachos y asesorías se venden horas, así que el programa las cuenta por cliente y avisa de lo que queda por facturar.
¿Tu empresa no sale en la lista? Normalmente se parece mucho a una de esas bases. En la llamada te decimos de cuál partiríamos y qué habría que cambiar. La portada enseña el programa de gestión a medida módulo a módulo. Cuando crece hasta cubrir toda la empresa lo llamamos ERP a medida, y cuando se queda en una sola herramienta para los que trabajan fuera, aplicación a medida para el equipo de calle.
A medida, estándar o hecho por tu cuenta
Un software a medida no siempre es la respuesta. Esta es la comparación honesta, con lo que cada opción hace bien. Si dudas entre Holded, Odoo o algo hecho para ti, la cuenta con precios públicos está en software a medida o estándar.
| Software a medida | Programa estándar (SaaS) | Montarlo tú con herramientas sin código | |
|---|---|---|---|
| Se adapta a | Tu forma de trabajar | La del fabricante | Lo que tú sepas montar |
| Arranque | Menos de 30 días | Inmediato | Semanas de tu tiempo |
| Coste | Precio cerrado y una cuota de soporte | Cuota por usuario que sube con el equipo | Cuota de la herramienta y tus horas |
| Cuando algo falla | Soporte que conoce tu programa | Tickets genéricos | Te toca a ti |
| Mejor si | Tu proceso es propio y ya funciona | Tu proceso es el de todo el mundo | Es algo pequeño y tienes tiempo |
Si tu forma de trabajar es la estándar del sector y el programa que usas te cubre, quédate con él. Lo a medida gana cuando la herramienta te obliga a trabajar peor o cuando pagas varias que hacen a medias lo que debería hacer una.
Qué incluye el precio
El presupuesto es personalizado porque no hay dos empresas que necesiten lo mismo, pero sale de la llamada y se firma cerrado. Se paga la mitad al arrancar y la mitad al entregar. Incluye el análisis, el desarrollo, las dos revisiones y la formación del equipo.
Después hay una sola cuota mensual, la de soporte: alojamiento, copias de seguridad, actualizaciones y alguien que contesta cuando algo se tuerce. No sube por cada usuario que añadas. Tiene tres meses de permanencia y después va mes a mes. Si quieres entender de qué depende el precio de un proyecto así, lo explicamos en cuánto cuesta un software a medida.
Preguntas frecuentes
¿Necesito saber de tecnología para encargar un software a medida?
No. Tú nos explicas cómo trabajáis, con tus palabras y tus papeles. Traducir eso a pantallas y datos es trabajo nuestro. Lo único que te pedimos es que contestes en 48 horas cuando tengamos dudas y que pruebes la versión intermedia.
¿Por qué empezar por un solo departamento?
Porque es lo que más probabilidades tiene de salir bien. Un área, bien montada y usada de verdad por el equipo, enseña más que un proyecto enorme a medias. Cuando funciona, la siguiente se engancha a los mismos datos y va más rápido.
¿Qué pasa con los datos que ya tengo en Excel o en otro programa?
Tráete el archivo a la llamada y te decimos qué se puede pasar y qué no. Lo que acordemos migrar entra en el alcance firmado. Preferimos decírtelo antes de firmar que descubrirlo a mitad de proyecto.
¿Se puede conectar con el programa de facturación que ya uso?
Normalmente sí. Lo habitual es que tu software le pase los datos del trabajo cerrado a tu programa de facturación o a tu gestoría, que siguen siendo los que emiten la factura legal. Te lo confirmamos en la llamada con el nombre del programa.
¿Y si en menos de 30 días no está?
Te devolvemos lo que hayas pagado, que en ese momento es la mitad, la otra mitad no la pagas y te quedas lo que hayamos construido. La condición es que el retraso sea nuestro: si el reloj se ha parado porque faltaba material tuyo o una respuesta, esos días no cuentan.
¿A quién se lo habéis hecho ya?
Hemos entregado proyectos a Handbol Egara, Arka y Cuerpo Funcional, y ahora trabajamos con Pro Service Rubí y Thinking Academy. Todavía no publicamos casos detallados. El riesgo del plazo lo asumimos nosotros, por escrito.
¿Qué pasa después de la entrega?
Entra el soporte mensual: mantenemos el programa, hacemos las copias y los ajustes pequeños cuando cambia tu forma de trabajar. Si un día quieres una parte nueva grande, se presupuesta aparte y decides tú.