En corto. Para asesorías, gestorías, consultorías y despachos pequeños que cobran por horas o a precio cerrado: cada profesional apunta sus horas por proyecto y tarea, las tareas van en un tablero, y cada proyecto enseña las horas consumidas frente a las presupuestadas y lo que queda por facturar.
Qué programa os falta, si ya tenéis el de contabilidad
Una asesoría o un despacho pequeño ya trabaja con su programa de contabilidad y con el de presentación de impuestos, y los dos cumplen su función. Lo que ninguno cuenta es cuánto tiempo del equipo se ha ido en cada cliente.
Ahí es donde se escapa el dinero. El cliente de la iguala que llama tres veces por semana. O la consultoría a precio cerrado que se come el doble de lo previsto sin que nadie lo diga hasta el final, cuando ya no hay nada que renegociar.
Este programa se ocupa de eso: quién hace qué, para qué cliente, cuánto tiempo y cuánto queda por facturar. Lo fiscal y lo contable sigue en vuestras herramientas de siempre.
El trabajo del equipo en un tablero
Esta es la base que usamos para servicios profesionales. Las tareas van en cuatro columnas: pendiente, en curso, en revisión y hecha. Cada tarjeta lleva el proyecto al que pertenece, la fecha límite, las horas estimadas y la persona asignada. Arriba se filtra por proyecto o se marca «Solo las mías».
Cada profesional mueve sus tarjetas con las flechas. La oficina crea las tareas, las asigna y las edita, y quien recibe una tarea de otra persona recibe un aviso.
Tablero de tareas de todo el despacho. Datos de ejemplo.
Las horas se apuntan en una rejilla semanal, una fila por proyecto y tarea: día, horas, qué se hizo y si es facturable. Cada registro va desde un cuarto de hora. Los viernes a las 13:00 cada profesional recibe un aviso con los días laborables de esa semana en los que no tiene nada apuntado, que es cuando todavía se acuerda de lo que hizo el martes.
Cada proyecto dice cómo va
La ficha de un proyecto enseña las horas consumidas contra las presupuestadas, las horas sin facturar con su importe y lo ya facturado. Debajo, cada tarea con las horas que lleva sobre las que tenía previstas. En los de precio cerrado compara el valor de esas horas con el precio pactado, que es la forma rápida de ver si un encargo está perdiendo dinero.
Captura real de la base con datos de ejemplo.
El botón «Facturar horas» prepara un borrador con las horas facturables pendientes, una línea por tarea, a la tarifa del proyecto y con la retención de IRPF si el cliente retiene. Esas horas quedan marcadas y no pueden entrar dos veces en otra factura ni tocarse después.
La factura legal no sale de aquí. El programa prepara los datos y los descarga en un CSV del periodo para vuestro programa de facturación o para la gestoría, que es el que emite la factura y cumple VeriFactu.
CRM para asesorías y gestorías
Un CRM para asesorías y gestorías sirve para no perder a quien pide presupuesto y para tener a mano, de cada cliente, sus encargos, sus horas y lo que queda por cobrar. Se monta dentro de este mismo programa.
El programa de asesoría sabe de modelos e impuestos. De quién pidió presupuesto la semana pasada, o de a quién había que llamar el jueves, no sabe nada. Ese seguimiento se añade como un paso previo al trabajo: la propuesta enviada, la fecha para volver a llamar y, cuando el cliente acepta, el proyecto creado con sus horas presupuestadas.
Si solo necesitáis la parte comercial, con etapas y avisos, la explicamos en CRM a medida.
Lo que suele añadir cada despacho
Igualas que generan su borrador cada mes, tarifas por categoría, propuestas que crean el proyecto al aceptarse, gastos repercutibles, rentabilidad por proyecto y un portal para el cliente. Cada despacho elige según cómo cobra.
- Igualas mensuales que generan su borrador solas cada mes.
- Tarifas por categoría: socio, sénior y júnior a precios distintos.
- Propuesta previa que, al aceptarse, crea el proyecto con sus horas.
- Gastos repercutibles como tasas, desplazamientos o visados.
- Rentabilidad por proyecto con el coste interno de cada persona.
- Portal del cliente para que vea sus proyectos y descargue sus documentos.
Qué entra depende de cómo cobráis. Un despacho que vive de igualas necesita lo primero; una consultora por proyectos, casi seguro lo penúltimo.
Los primeros 30 días
En la llamada nos explicas cómo cobráis, por horas, por iguala o a precio cerrado, y qué hace hoy la gestoría con lo que le pasáis. Sale un acuerdo de alcance de una página con lo que hará el programa y la prueba que tiene que pasar.
Al arrancar nos das la lista de clientes y los proyectos abiertos, y las columnas que quiere vuestra gestoría en el CSV. A mitad de plazo dos o tres personas del equipo apuntan una semana real y piden cambios.
Si en menos de 30 días no se supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. El reloj corre desde que nos entregas lo necesario y se para si tardas más de 48 horas en contestar.
Si quieres una cifra orientativa antes de hablar, prueba la calculadora de coste.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a nuestro programa de contabilidad o de asesoría?
No. No lleva contabilidad, no hace nóminas y no presenta impuestos. Lleva el trabajo interno del despacho: horas, tareas, proyectos y lo que queda por cobrar.
¿Emite facturas con validez fiscal?
No. Prepara el borrador a partir de las horas y pasa los datos a vuestro programa de facturación o a la gestoría en un CSV. La factura legal la emite ese programa, que es el que cumple VeriFactu.
¿Sirve para proyectos a precio cerrado?
Sí. Las horas se apuntan igual y la ficha compara su valor con el precio pactado. Lo que no hace es facturar desde horas: en esos proyectos el borrador se prepara a mano con el hito o el porcentaje acordado.
¿Todo el equipo verá las facturas?
No. Con el rol de profesional cada persona apunta y corrige sus horas, consulta clientes, proyectos y tareas y mueve las suyas, pero no entra en facturas. Los permisos se pueden ajustar por rol.