En corto. Para empresas mantenedoras de protección contra incendios: el inventario de cada cliente equipo por equipo, con número de serie, ubicación y fecha de fabricación; los retimbrados y el fin de vida avisados con tiempo; la revisión trimestral o anual hecha en el móvil con su lista de comprobación; el acta firmada por la empresa y por el cliente en el sitio; y el certificado con los datos que pide el RIPCI, guardado los cinco años que obliga. Se hace a medida a partir de nuestra base para servicios técnicos.
Dónde se va el tiempo en una mantenedora
En pasar a limpio. La revisión se hace bien en el sitio; las horas se pierden después, copiando números de serie al certificado y buscando qué equipos tocan este mes.
Una mantenedora vive de contratos que se repiten: comunidades de vecinos, naves, oficinas, colegios, aparcamientos. Cada uno con sus extintores, bocas de incendio, detectores y centralitas, y cada equipo con su propio calendario. Con treinta clientes, una hoja de cálculo por cliente funciona. Con trescientos, la hoja dice que todo está al día hasta que un cliente llama porque le ha caducado algo.
El Reglamento de instalaciones de protección contra incendios (Real Decreto 513/2017, actualizado en 2025) pide además que el certificado identifique cada equipo de forma unívoca, con su número de serie o su ubicación, y lo que se le hizo. Eso ya no cabe en una hoja de papel por visita.
Cada equipo con su historia
El programa guarda el inventario de cada cliente equipo por equipo: tipo, número de serie, ubicación y fecha de fabricación. Con esa fecha calcula solo cuándo toca cada cosa.
Un extintor pasa la prueba de nivel C, el retimbrado, cada cinco años, y tiene una vida útil de veinte desde que se fabricó (Real Decreto 809/2021, de equipos a presión). Las mangueras de las bocas de incendio se cambian como mucho a los veinte años, y los detectores cuando lo diga el fabricante o, si no lo dice, a los diez. Si esas fechas están en el programa, la oficina ve en enero los retimbrados y bajas de todo el año, y puede presupuestarlos antes de que lleguen.
Capturas de nuestra base para servicios técnicos con datos de ejemplo. El inventario por equipo se construye para vosotros.
Las visitas de cada contrato aparecen en la agenda cuando tocan, trimestrales, semestrales o anuales, y los avisos sueltos (una centralita que pita, un extintor usado) entran en el mismo calendario sin descolocar los demás.
La revisión en el móvil y el acta firmada antes de salir
El técnico abre la visita, va equipo por equipo con su lista de comprobación y marca resultado y acciones. Al terminar, firman en la pantalla él y la persona del cliente, como pide el reglamento para las actas.
Las comprobaciones trimestrales y semestrales las puede hacer el propio personal del titular; las anuales y quinquenales, solo el fabricante o una empresa mantenedora. Por eso la lista que ve el técnico depende del tipo de equipo y de la operación: no es lo mismo la revisión anual de un extintor que la de una boca de incendio.
Capturas de la base con datos de ejemplo. Las listas de comprobación por equipo se programan con vuestras propias hojas.
Funciona en el navegador del móvil, sin instalar nada. Si hay sótanos o aparcamientos sin cobertura en vuestras rutas, decídnoslo en la llamada, porque cambia cómo guardamos la revisión.
El certificado sale de lo que se revisó
El certificado de mantenimiento se monta solo con los datos de la visita y lo firma el responsable técnico de la empresa desde el programa. Nadie vuelve a teclear números de serie.
El RIPCI fija lo mínimo que tiene que llevar: datos de la propiedad, fecha de la última inspección y del último mantenimiento, el número de la empresa mantenedora, quién hizo el trabajo y, por cada equipo, marca, modelo, identificación, operaciones, resultado y acciones propuestas. Todo eso ya está en el programa cuando el técnico cierra la visita, así que el certificado se genera en vuestro formato o siguiendo la UNE 23580.
Lo demás que pide el reglamento sale del mismo sitio: el informe de deficiencias para el titular, el aviso de la próxima revisión y el registro de extintores con sus operaciones. Y todo queda guardado, porque empresa y titular tienen que conservar la documentación al menos cinco años.
Capturas de la base con datos de ejemplo.
Si trabajáis en Aragón, allí además hay que comunicar en treinta días las altas y bajas de ciertos contratos de mantenimiento (Orden PEJ/1456/2025). Con los contratos en el programa, esa lista se saca de un clic. Qué documento exacto os pide vuestra comunidad lo decidís vosotros con vuestro responsable técnico; nosotros lo programamos.
Qué nos hace falta para hacerlo vuestro
La base trae agenda, partes con estados y firma en el móvil. Para una mantenedora se añaden el inventario por equipo, los plazos de cada tipo, las listas de comprobación, el certificado y los avisos al cliente.
- Un certificado real de los que firmáis hoy, con su lista de comprobación.
- El inventario de dos o tres clientes, aunque sea en Excel: es lo que se carga primero.
- Qué sistemas mantenéis. Extintores, bocas de incendio, detección, extinción automática, alumbrado o señalización.
- Quién firma qué. Técnico, responsable técnico y representante del cliente.
- Cómo facturáis. Por equipo, por visita o cuota anual, y qué se cobra aparte (recargas, retimbrados, bajas).
El programa no hace las facturas. Deja preparados los trabajos y extras de cada contrato para vuestro programa de facturación, que es el que cumple VeriFactu.
Cómo empezamos
Llamada de media hora, acuerdo de alcance de una página con la prueba que tiene que superar el programa y una versión con clientes vuestros a mitad de plazo. Si en menos de 30 días no la supera, os devolvemos lo pagado.
La prueba la escribimos juntos y suele ser algo como «hacer la revisión anual de un cliente real desde el móvil y sacar su certificado firmado». Si no pasa, no pagáis el resto y os quedáis con lo construido. Para hacer números antes de hablar está la calculadora; para ver más pantallas, el ejemplo por dentro. Aún no tenemos casos publicados de mantenedoras de incendios.
Preguntas frecuentes
Ya existen programas para mantenedoras de incendios. ¿Para qué uno a medida?
Si uno de ellos os encaja con vuestras hojas y vuestra forma de facturar, quedaos con él y empezáis antes. A medida compensa cuando no os cabe: por ejemplo si además hacéis seguridad, climatización o mantenimiento integral y queréis un único programa, o si cada cliente grande os pide su propio formato de informe.
¿El programa nos sirve para cumplir el RIPCI?
No sustituye nada de lo que pide a la empresa: la habilitación, la declaración responsable, el responsable técnico, el seguro o el sistema de calidad son vuestros. Lo que hace es que los certificados lleven todos los datos que exige, que no se escape ninguna revisión y que la documentación de cinco años aparezca cuando la pidan.
¿Puede el cliente apuntar sus revisiones trimestrales?
Se puede construir. El reglamento permite que las comprobaciones trimestrales y semestrales las haga el personal del titular, y un acceso para el cliente con esa lista, que vosotros veáis al momento, es de lo que se añade en el proyecto. La base no lo trae hecho.
¿Y la inspección cada diez años del organismo de control?
Esa la tiene que pedir el titular, no la mantenedora. Si guardáis su fecha en la ficha del cliente, el programa os avisa con tiempo para que se lo recordéis, que es un buen motivo de llamada.
Tenemos el inventario en Excel. ¿Hay que volver a apuntarlo todo?
No. Se importa al empezar, cliente por cliente o de golpe si las columnas están más o menos ordenadas. Lo que falte, como la fecha de fabricación de algún extintor, el técnico lo completa en la siguiente visita.