En corto. Para empresas de climatización, electricidad, fontanería, incendios, mantenimiento o plagas: el aviso llega al técnico, el técnico cierra el parte en el móvil con fotos y firma del cliente, y la oficina lo tiene al momento para facturar. Se adapta a los campos de cada oficio.
Dónde se pierde el tiempo en una empresa de instalaciones
Casi nunca en la instalación. Se pierde antes, al apuntar y repartir los avisos que llegan por teléfono, WhatsApp o correo, y después, al pasar a limpio los partes de papel para poder facturar.
Antes, porque el aviso entra por teléfono, por WhatsApp o por el correo de una administración de fincas, y alguien lo apunta en una libreta o en un grupo donde se mezcla con fotos de material. Quien reparte tiene la semana en la cabeza. Si falta un lunes, la mañana se va en llamadas.
Después, porque el parte vuelve en papel, a veces arrugado y a veces el viernes, sin las horas o sin el material que se gastó. Hasta que la oficina no lo pasa a limpio no se puede facturar. En una semana con treinta o cuarenta salidas, ese retraso se nota en la caja.
Si además hacéis mantenimiento con revisiones periódicas, como extintores, calderas o tratamientos de plagas por contrato, se suma otra lista: qué cliente toca revisar este mes y a cuál se le pasó la fecha sin que nadie se diera cuenta.
La oficina ve la semana entera en una pantalla
Esta es la agenda de una de nuestras bases, la que usamos para empresas con técnicos en la calle. Cada tarjeta es un parte con su número, el cliente, la dirección y el técnico. El color marca la prioridad y el desplegable de arriba filtra por técnico o enseña todo el equipo.
Debajo del título pone «1 parte pendiente sin técnico asignado». Es el aviso que alguien apuntó y nadie ha cogido todavía, el que suele acabar en queja.
Agenda semanal desde la oficina. Datos de ejemplo.
Los presupuestos van en la misma base. Se hacen por líneas y, cuando el cliente acepta, un botón crea el parte con esas líneas dentro, así nadie vuelve a copiar el material a mano. Si además queréis seguir los presupuestos que no contestan, con recordatorios y fases, esa parte es un CRM a medida sobre los mismos clientes.
Presupuesto aceptado, con el botón para crear el parte. Datos de ejemplo.
El técnico cierra el parte en casa del cliente
En el móvil, el técnico solo ve lo suyo: su agenda y la ficha de cada trabajo. Apunta lo que ha hecho y, al terminar, el cliente escribe su nombre y firma con el dedo. Al pulsar «Firmar y cerrar parte» el parte queda cerrado y la oficina ya lo tiene. Sin esperar al viernes. Qué debe llevar ese parte y cómo se ve lo tienes en la app de partes de trabajo.
Capturas reales de la base con datos de ejemplo.
Lo que se adapta a vuestro oficio
La base trae lo común a todos. Lo que cambia de una empresa a otra se monta encima, y suele ser esto:
- Los campos del parte. Un frigorista necesita apuntar el gas y la carga; una empresa de plagas, el producto, la dosis y la zona tratada. Cada uno ve los suyos.
- Revisiones periódicas. Contratos de mantenimiento que generan sus visitas y avisan cuando una se queda sin hacer.
- Los estados. Si en vuestra empresa un trabajo pasa por «pendiente de material» o «pendiente de segunda visita», esos estados existen y se filtran.
- El paso a facturar. El parte cerrado prepara los datos y los pasa a tu programa de facturación. La factura la emite ese programa, que es el que cumple VeriFactu. Nosotros no facturamos.
Los certificados oficiales de cada instalación siguen siendo cosa vuestra y de vuestro instalador habilitado. El programa guarda las fechas, las fotos y la firma; el papel oficial, no lo sustituye.
Programa de gestión de mantenimiento con revisiones periódicas
Para empresas que mantienen las instalaciones de sus clientes por contrato. Cada contrato genera sus revisiones cuando tocan, el técnico las cierra con parte y firma, y cada equipo guarda su historial. Se monta encima de esta base.
Una empresa de extintores o de calderas con muchos contratos no suele fallar en la revisión. Falla en acordarse de cuándo toca cada una. Con este añadido, cada contrato dice qué equipos cubre y cada cuánto se revisan, la visita aparece en la agenda cuando le llega la fecha y, si se queda sin hacer, la oficina la ve en la lista de pendientes sin tener que buscarla.
Cada equipo o instalación tiene su ficha, con dónde está, qué se le ha hecho y las fotos y la firma de cada visita. Cuando el cliente llama porque la máquina ha vuelto a fallar, el técnico mira las visitas anteriores antes de salir. Que las revisiones salgan solas es un caso de automatización de procesos, y cómo se generan queda escrito en el alcance.
Una aclaración, porque al buscar «programa de mantenimiento» salen también los GMAO: programas para el mantenimiento de la maquinaria de una fábrica, con órdenes internas y repuestos de su propio almacén. Eso no lo hacemos. Lo nuestro es la empresa que sale a mantener lo que tienen sus clientes.
Los primeros 30 días
En la llamada nos cuentas cómo entra un aviso hoy y qué pasa con él hasta que se cobra. De ahí sale un acuerdo de alcance de una página con lo que hará el programa y la prueba que tiene que pasar el día de la entrega.
Al arrancar nos pasas tus plantillas de parte, tu lista de técnicos y un par de presupuestos reales. Partimos de la base de técnicos en la calle y la cambiamos hasta que se parezca a vuestra forma de trabajar. A mitad de plazo tienes una versión para probar y pedir cambios.
La garantía es la misma que en el resto de la web: si en menos de 30 días desde el arranque no se supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. Lo que se acuerde sobre tus datos y sobre el programa queda escrito en el acuerdo de alcance antes de pagar nada.
Para hacerte una idea de lo que cuesta, usa la calculadora de coste. Y si quieres ver más pantallas de esta misma base, están en el ejemplo por dentro.
Preguntas frecuentes
¿Los técnicos tienen que instalar una app?
No. Funciona en el navegador del móvil, se guarda como acceso directo en la pantalla de inicio y entra con su usuario. Necesita conexión para guardar: si trabajáis en sótanos o en sitios sin cobertura, dilo en la llamada y lo tenemos en cuenta.
¿Sirve para contratos de mantenimiento con revisiones cada cierto tiempo?
Se puede montar. La base trae partes sueltos; las revisiones periódicas por contrato se añaden cuando vuestro trabajo las necesita, y se deja escrito en el alcance cómo se generan y cuándo avisan.
¿Hace las facturas?
No. El programa prepara los datos del trabajo cerrado y los pasa a tu programa de facturación o a tu gestoría, que siguen emitiendo la factura legal y cumpliendo VeriFactu.