La respuesta corta
Si tu empresa trabaja como la mayoría de su sector y sois pocos usuarios, un programa estándar gana casi siempre. Es más barato al principio, está probado y lo tienes funcionando en días.
Lo a medida gana cuando pasan dos cosas a la vez: vuestra forma de trabajar no cabe en el estándar sin trampas (un Excel al lado, campos que se usan para otra cosa, pasos que se hacen fuera) y esa forma de trabajar es parte de por qué os contratan. Si solo pasa la primera, a veces basta con adaptar el estándar. Si no pasa ninguna, quédate con el estándar.
Qué es cada uno
Software estándar es un programa hecho para muchas empresas a la vez: Holded, Odoo, HubSpot, Sage, A3 o el programa típico de tu sector. Pagas una suscripción, normalmente por usuario, y usas lo que trae. Puedes configurarlo, pero dentro de lo que el fabricante ha previsto.
Software a medida es un programa hecho para una sola empresa, sobre sus procesos. No trae nada que no uséis y hace exactamente lo que necesitáis. Se paga el desarrollo y, después, un mantenimiento.
Entre los dos está la vía mixta: un estándar que un integrador adapta con módulos y desarrollos propios. Es lo habitual con Odoo, y la contamos más abajo.
Lo que el estándar hace mejor
Empiezas el mismo día, pagas poco al entrar y el fabricante se ocupa de lo legal, desde la facturación hasta Verifactu y el SII. Además, otros ya han encontrado los fallos gordos y trae integraciones con bancos y tiendas.
- Empezar hoy. Te das de alta y en una tarde estás metiendo clientes.
- Coste de entrada bajo. Decenas o pocos cientos de euros al mes, sin desembolso inicial grande.
- Lo legal, resuelto. Facturación, impuestos, Verifactu y SII los mantiene el fabricante. Esto pesa mucho y es de lo que menos se habla.
- Muchos usuarios antes que tú. Los fallos gordos ya los ha encontrado otro.
- Integraciones de catálogo con bancos, pasarelas de pago y tiendas online.
Dónde se atasca
El estándar está pensado para el caso medio. Los problemas empiezan cuando te alejas de él:
- Tienes un proceso propio (una forma de presupuestar, de planificar al equipo de calle, de llevar contratos de mantenimiento) y el programa te obliga a hacerlo a su manera o fuera de él.
- Necesitas tres módulos de un programa y dos de otro, y ninguno habla con el otro. Acabas pagando varias suscripciones y copiando datos a mano.
- Cada persona nueva suma cuota. Con cuatro usuarios no se nota; con quince, sí.
- Pagas por un programa enorme del que usáis una parte pequeña, y el equipo se pierde en menús que no necesita.
La señal de que te has atascado es muy concreta: al lado del programa estándar sigue viviendo un Excel. Si te pasa, lee cuándo dejar Excel por un programa de gestión.
La cuenta con precios públicos, para 10 usuarios
Precios consultados en la web de cada fabricante el 24 de septiembre de 2026, sin IVA y sin promociones de entrada. Cambian a menudo: compruébalos el día que decidas. Con tus propios usuarios, en la calculadora de coste a tres años.
| Programa | Cómo cobra | 10 usuarios al mes | A tres años |
|---|---|---|---|
| Holded Estándar | 59 €/mes con 4 usuarios, 10 € por usuario extra | 119 € | 4.284 € |
| Odoo Estándar | 14,90 € por usuario y mes, pago anual | 149 € | 5.364 € + implantación |
| Odoo Personalizado | 27,90 € por usuario y mes, pago anual | 279 € | 10.044 € + implantación |
| HubSpot Sales Hub Pro | Desde 90 € por licencia y mes + 1.470 € de incorporación | 900 € | 33.870 € |
Tres cosas que esta tabla no dice y conviene sumar:
- Implantación. Odoo no la incluye. Holded la ofrece asistida desde 99 €. Si hace falta un integrador, son horas aparte.
- Complementos. Inventario, SII o módulos avanzados se pagan por separado en varios de ellos.
- Otras herramientas. Si el estándar no cubre algo, lo cubres con otra suscripción o con un Excel. Eso también cuesta, aunque no salga en la factura.
Holded a 119 € al mes es difícil de batir si te encaja. Un programa a medida no compite ahí: compite cuando la alternativa real es Odoo adaptado por un integrador, o HubSpot más dos herramientas más, o un estándar con un Excel al lado que se come horas cada semana. Cómo se forma el precio de lo a medida lo explicamos en cuánto cuesta un software a medida.
Ventajas y desventajas del software a medida
A favor: hace lo que hacéis, no paga por usuario, junta todos los departamentos y se aprende rápido. En contra: el primer año cuesta más, tarda semanas y dependes de quien lo mantiene.
| A favor | En contra |
|---|---|
| Hace lo que hacéis, sin trampas ni campos reciclados | Cuesta más el primer año |
| No paga por usuario: crecer no sube la cuota | Dependes de quien lo mantiene; elige bien y fíjalo por escrito |
| Un solo sitio para todos los departamentos | Tarda semanas, no días |
| Solo lo que usáis, así que el equipo lo aprende rápido | Lo legal (facturación oficial, impuestos) es mejor dejarlo en un programa que ya lo cumpla y conectarlo |
| Las automatizaciones se hacen a vuestra medida | Si el proceso está mal pensado, lo digitalizas mal pensado |
Holded, Odoo o a medida
Holded si sois pocos y lo que pesa es facturar y la contabilidad. Odoo si necesitáis muchos módulos y podéis pagar un integrador. A medida si ningún estándar entiende vuestro día a día y queréis cuota fija.
Cuándo te recomendamos Holded
Sois pocos, lo que más os pesa es facturar, la contabilidad y la tesorería, y trabajáis como una empresa de servicios normal. Holded lo hace bien, es barato y cumple con Hacienda de serie.
Cuándo te recomendamos Odoo
Necesitáis muchos módulos (almacén, fabricación, compras, web) y tenéis presupuesto para un integrador serio. Odoo es muy completo. Su coste real está en la implantación y en cada ajuste posterior, no en la cuota.
Cuándo tiene sentido a medida
Vuestro día a día gira alrededor de algo que ningún estándar entiende bien: órdenes de trabajo con equipo en la calle, un presupuesto con vuestras reglas, contratos de mantenimiento con renovaciones, un portal para vuestros clientes. Y queréis una cuota fija, sin pagar más cada vez que entra alguien. Cómo se monta en la práctica, módulo a módulo, está en ERP a medida para pymes.
La vía mixta, que casi siempre es la buena
No tienes que elegir uno para todo. Lo que mejor funciona en muchas pymes es dejar lo estándar en un estándar y hacer a medida solo lo que os diferencia:
- La facturación oficial y la contabilidad, en Holded, en tu programa de siempre o en la gestoría.
- El trabajo del día a día (clientes, presupuestos, trabajos, equipo, avisos), en un programa a medida.
- Los dos conectados, para que la factura salga del trabajo cerrado sin teclear nada dos veces.
Así no reinventas lo que ya está resuelto y no deformas tu forma de trabajar para que quepa en un menú ajeno.
Cuándo no compensa lo a medida
Cuando un estándar os cubre el 90 %, cuando sois dos o tres sin planes de crecer pronto, cuando no tenéis claro el proceso o cuando nadie puede dedicar horas a revisar y probar.
- Si un estándar os cubre el 90 % y el resto es costumbre, cambiad la costumbre.
- Si sois dos o tres personas y no vais a crecer pronto.
- Si no tenéis claro cómo queréis trabajar. Lo a medida necesita que alguien sepa explicar el proceso.
- Si nadie en la empresa va a dedicarle unas horas a revisar y probar. Sin eso, ningún proyecto a medida sale bien.
Cómo decidirlo en una tarde
Apunta los tres procesos que más horas os comen, pruébalos en un estándar, haz la cuenta a tres años y pide un presupuesto a medida cerrado para esos mismos procesos. Luego compara las dos cifras.
- Apunta los tres procesos que más horas os comen. No los módulos: los procesos. «Del aviso del cliente a la factura», por ejemplo.
- Prueba el estándar con esos tres. Casi todos tienen prueba gratis. Si los tres caben sin trampas, ya tienes respuesta.
- Haz la cuenta a tres años con vuestros usuarios de hoy y los de dentro de dos años, más implantación y herramientas extra.
- Pide un presupuesto a medida cerrado para esos mismos tres procesos y compara las dos cifras con los mismos años.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software a medida para una pyme en España?
Depende sobre todo de cuántos procesos hay que montar y de con qué otros programas tiene que hablar. Las guías que publican las agencias dan horquillas muy anchas; en nuestra guía de precios están con su fuente y explicamos qué mueve la cifra. Nosotros damos precio cerrado tras una llamada de media hora.
¿Cuánto tarda un programa a medida?
Muchas agencias hablan de meses porque montan todo de golpe. Si se empieza por un proceso con el alcance cerrado, se puede entregar en semanas. Nosotros nos comprometemos a menos de 30 días desde que nos pasas lo necesario, con garantía de devolución si no se cumple.
¿Puedo empezar con Holded u Odoo y pasar a medida después?
Sí, y a menudo es lo sensato. Lo que hayas metido en el estándar se puede exportar y pasar al programa nuevo, o mantener el estándar para facturar y conectarlo.
¿Es mejor Odoo o un programa a medida?
Odoo es mejor si necesitas muchos módulos estándar y tienes un buen integrador. Lo a medida es mejor si tu proceso central no encaja y no quieres pagar por usuario. Si dudas, prueba Odoo con tus tres procesos principales antes de decidir.
¿Qué tipo de software es Holded?
Un programa de gestión en la nube pensado para pymes y autónomos, con facturación, contabilidad, inventario, proyectos y equipo. Se paga por suscripción mensual según el plan y el número de usuarios.
¿Un programa a medida sirve para Verifactu?
Poder, puede, pero no es lo que recomendamos. La facturación oficial conviene dejarla en un programa que ya cumpla y que mantiene su fabricante, y conectar el programa a medida con él.