En corto. El precio de un software a medida depende de cuántas áreas entren, de lo que haya que conectar y de si se cobra por horas o a precio cerrado. Las guías publicadas van de unos pocos miles de euros a más de 100.000 €. Antes de firmar, pide alcance escrito, precio cerrado y qué cuesta después.
Por qué los precios que ves por internet no te sirven
«Software a medida» es una etiqueta que cubre desde un formulario con base de datos hasta el sistema de una aseguradora. Por eso los rangos que circulan van de unos pocos miles a cifras de seis dígitos y, dichos así, no te dicen nada sobre tu caso.
Para que tengas una referencia, esto es lo que publica una agencia española en su guía de precios de abril de 2026. Son sus cifras, no un estudio independiente, y ellos mismos las sitúan en agencias de calidad media-alta:
| Tipo de proyecto | Horquilla publicada |
|---|---|
| Herramienta interna sencilla | 5.000 a 12.000 € |
| Portal de clientes | 8.000 a 20.000 € |
| CRM a medida | 12.000 a 30.000 € |
| ERP ligero a medida | 15.000 a 40.000 € |
| Plataforma SaaS | 20.000 a más de 60.000 € |
Fuente: Pistacho Digital, «Cuánto cuesta un software a medida en 2026». Otra guía, la de Armadillo Amarillo (junio de 2025), da para aplicaciones web desde 2.000 € en lo sencillo hasta más de 100.000 € en plataformas complejas, y entre 1.000 y 10.000 € al año de mantenimiento.
Fíjate en lo ancho de cada horquilla: dentro de «CRM a medida» cabe un proyecto y su versión dos veces y media más cara. Lo útil es saber qué piezas componen el precio. Con eso puedes estimar si lo tuyo es pequeño, mediano o grande, y sobre todo leer un presupuesto sabiendo qué te están cobrando.
Lo que de verdad mueve el precio
Sobre todo, cuántos procesos hay que montar y sus excepciones. Luego, quién lo usa y qué ve cada uno, con qué programas se conecta, los datos que hay que migrar y lo que no se ve, como permisos o copias.
Cuántos procesos distintos hay que montar
Es el factor que más pesa. No cuesta lo mismo digitalizar los partes de trabajo que conectar presupuestos, planificación, partes y facturación. Cada proceso trae sus pantallas, sus reglas y sus excepciones, y las excepciones son lo caro: «normalmente se hace así, salvo cuando el cliente es de mantenimiento».
Quién lo usa y qué puede ver cada uno
Un programa que solo usa la oficina es más sencillo que uno donde entran la dirección, la oficina, el equipo de calle y, a veces, el propio cliente, cada uno viendo solo lo suyo. Por eso una aplicación online para un solo proceso cuesta menos que un ERP con todas las áreas.
Con qué otros programas tiene que hablar
Conectar con tu programa de facturación, con el correo o con una herramienta del sector puede ser trivial o puede ser la parte más difícil del proyecto. Depende de si ese programa ofrece una forma de conectarse y de lo bien documentada que esté.
Los datos que ya tienes
Pasar diez años de Excel a un sistema nuevo es un trabajo en sí mismo, sobre todo si cada persona rellenaba las columnas a su manera. Pregunta siempre si la migración está incluida y qué parte.
Lo que no se ve
Usuarios y contraseñas, permisos, copias de seguridad, pruebas, que funcione bien en el móvil. Nadie lo pide en la primera reunión y todo proyecto serio lo necesita. Un presupuesto muy barato a veces lo es porque se lo salta.
Las dos formas de cobrarlo
Por horas, pagas lo que se trabaja y el riesgo de que se complique es tuyo. Con precio cerrado, pagas un fijo por un alcance escrito y el riesgo es de quien lo desarrolla.
| Por horas | Precio cerrado | |
|---|---|---|
| Cómo funciona | Una estimación de horas y una tarifa por hora. Pagas lo que se trabaja. | Un alcance escrito y un precio fijo por ese alcance. |
| Quién asume el riesgo | Tú: si se complica, pagas más horas. | Quien lo desarrolla: si se complica, es su problema. |
| Cambios a mitad | Fáciles de meter, y cada uno suma. | Lo que no está en el alcance se presupuesta aparte. |
| Encaja si | El proyecto es largo o está poco definido. | Sabes lo que necesitas y quieres saber el número antes de empezar. |
Ninguna es mejor en abstracto. Lo que sí conviene es saber cuál te están ofreciendo, porque dos presupuestos con la misma cifra pueden significar cosas muy distintas si uno es una estimación de horas y el otro un precio cerrado.
Lo que cuesta después de la entrega
El precio del desarrollo es solo una parte. Un programa en uso necesita alojamiento, copias de seguridad, actualizaciones de seguridad y alguien que conteste cuando algo falla. Eso se paga de alguna forma: con una cuota de mantenimiento, con una bolsa de horas o con un susto el día que algo se rompe y no hay nadie.
Para comparar con un programa estándar de suscripción, haz la cuenta a tres años, que es lo que va a durar como mínimo lo que montes:
- Programa estándar: cuota por usuario × número de usuarios × 36 meses, más lo que cueste configurarlo y las herramientas que tengas que pagar aparte para cubrir lo que no hace.
- Software a medida: precio del desarrollo + cuota de mantenimiento × 36 meses.
Un ejemplo para ver el orden de magnitud, con números inventados: si pagas 40 € al mes por usuario y sois 12, son 480 € al mes y 17.280 € en tres años, sin contar subidas de tarifa ni la gente que entre. No es un argumento a favor de nadie, es la cuenta que casi nadie hace antes de decidir.
Lo que conviene preguntar antes de firmar un presupuesto
Pregunta si es precio cerrado o por horas, qué queda fuera, qué pasa si no llega a fecha, si migran tus datos, qué cubre el mantenimiento, si la cuota sube con usuarios y cómo compruebas que funciona antes de pagarlo.
- ¿Es precio cerrado o una estimación de horas? Y si son horas, ¿qué pasa si se superan?
- ¿Qué queda fuera? Un buen presupuesto dice lo que no incluye con la misma claridad que lo que sí.
- ¿Cuándo está y qué pasa si no llega? Una fecha sin consecuencias es una intención.
- ¿Está incluida la migración de mis datos? ¿Toda o una parte?
- ¿Cuánto cuesta el mantenimiento y qué cubre? Alojamiento, copias, actualizaciones, cambios pequeños.
- ¿La cuota sube si añado usuarios?
- ¿Cómo sé que funciona antes de pagarlo todo? Versión intermedia, prueba de entrega, pagos por hitos.
Cómo lo presupuestamos en Custom Soft Lab
Te contamos el nuestro para que lo compares con los demás con las mismas preguntas.
- Precio cerrado y personalizado, que sale de una llamada de media hora y se firma en una página con el alcance, lo que no incluye y la prueba de entrega.
- Mitad al arrancar y mitad al entregar.
- Menos de 30 días desde que nos pasas el material, con versión intermedia y dos revisiones. Si no supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido.
- Una sola cuota de soporte con alojamiento, copias, actualizaciones y ajustes pequeños. No sube por usuario. Tres meses de permanencia y después mes a mes.
No publicamos una tarifa porque sería un número que no se parece al tuyo. Si quieres el tuyo, reserva la llamada: sales con él, lo contrates o no. Y si antes quieres ver qué montamos, empieza por software a medida para pymes.
Preguntas frecuentes sobre el precio
¿Por qué no ponéis precios en la web?
Porque no hay dos proyectos iguales y un número suelto solo sirve para compararte con algo que no es lo tuyo. El tuyo sale en la llamada y se firma cerrado antes de que pagues nada.
¿Es más barato hacerlo con herramientas sin código?
Para algo pequeño, y si tienes tiempo para montarlo y mantenerlo, sí. Cuando pasa a sostener una parte importante del negocio, el coste se desplaza a tus horas y a las cuotas de cada herramienta que encadenas.
¿Un software a medida siempre sale más caro que uno estándar?
El primer año, casi siempre. A tres años depende del número de usuarios, de cuántas herramientas sustituya y de lo que cueste el mantenimiento. Haz la cuenta de arriba con tus números.
¿Hay ayudas para pagarlo?
A veces hay programas públicos de digitalización para pymes, pero cambian cada año y tienen sus condiciones. Consulta el estado actual antes de contar con ellos; en la llamada te decimos lo que sepamos, sin prometerte nada.