En corto. Para talleres mecánicos pequeños y medianos: la orden de reparación se abre al recibir el coche, el presupuesto se envía al cliente para que lo acepte desde el móvil, las piezas se apuntan con su coste en cada orden y todo queda en el historial de la matrícula, con avisos de revisión e ITV. Se hace a medida a partir de nuestra base para servicios técnicos.
Dónde se va la mañana en un taller mecánico
En el mostrador y en el teléfono. Recibir coches, pasar presupuestos, perseguir piezas y llamar a clientes se come horas que nadie pasa delante de un elevador, y casi nada queda apuntado donde luego se encuentra.
La orden de reparación suele ser un papel con la matrícula, los kilómetros y lo que cuenta el cliente. Si el mecánico encuentra algo más, lo escribe en el mismo papel o se lo dice de palabra al jefe de taller. El presupuesto sale desde el móvil de quien atiende, y el «vale, adelante» del cliente se queda en ese chat.
Con las piezas pasa igual. Se piden por teléfono o en la web del proveedor, llegan con un albarán y nadie las une a su orden hasta que toca facturar. Entonces alguien pregunta si aquel filtro era del Golf o del Ibiza.
Y cuando el coche está listo hay que avisar. Si el taller va lleno, el cliente llama antes.
La orden de reparación y el presupuesto que el cliente acepta por WhatsApp
La orden se abre al recibir el coche, con matrícula, kilómetros y lo que cuenta el cliente. De ella sale el presupuesto, que se manda por WhatsApp como enlace para que el cliente lo acepte desde el móvil.
Estas capturas son de nuestra base para servicios técnicos, la que usamos con empresas que tienen técnicos en la calle. En un taller, cada parte pasa a ser una orden de reparación y el técnico, el mecánico que la lleva. El listado se busca, se filtra por estado o prioridad y se descarga en CSV.
Capturas de la base de servicios técnicos con datos de ejemplo; en vuestro programa se adapta al taller.
El presupuesto va por líneas de piezas y mano de obra. Cuando el cliente lo acepta, el botón «Crear parte» lo convierte en trabajo con esas líneas dentro, y nadie vuelve a teclearlas.
Capturas de la base de servicios técnicos con datos de ejemplo; en vuestro programa se adapta al taller.
Para el taller le añadimos el enlace. Desde la orden se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito, el cliente lo recibe, mira las líneas y pulsa aceptar. La hora de esa aceptación queda guardada en la orden, que es lo que evita el «yo no dije que cambiarais los discos». Si prefiere decir que sí por teléfono, se marca a mano. Que el mensaje salga solo, sin pasar por el móvil de nadie, depende del servicio de mensajería que contratéis, y lo estudiamos en la llamada antes de meterlo en el alcance.
Piezas pedidas y lo que de verdad cuesta cada orden
Cada pieza se apunta en su orden al pedirla, con el proveedor, el coste y si ya ha llegado. La orden sabe qué le falta para terminar y, al cerrarla, cuánto se gastó en piezas frente a lo cobrado.
«Pendiente de pieza» es el estado que más coches deja parados en la campa. Con las piezas dentro de cada orden, el jefe de taller tiene en una lista qué coches esperan algo y de qué proveedor, sin llamar a nadie para preguntarlo.
Al cerrar, el programa suma el coste de las piezas y las horas que ha apuntado cada mecánico, y lo pone al lado de lo presupuestado. La orden que se ha comido el margen se ve ese mismo día. Antes se veía al cuadrar el mes, si se veía.
El coste de cada pieza lo apuntáis vosotros, o sale del albarán. Enlazar con el catálogo de un proveedor de recambios concreto depende de que ese proveedor lo permita; si trabajáis casi siempre con el mismo, dinos cuál en la llamada y lo miramos.
Coche listo, historial por matrícula y avisos de revisión e ITV
Al cerrar la orden, el cliente recibe el aviso de que puede recoger el coche. Lo hecho queda en el historial de esa matrícula, y cada mes sale la lista de coches con revisión o ITV pendiente.
En el móvil, el mecánico ve sus órdenes y la ficha de cada una. Apunta lo que ha hecho y, cuando el cliente recoge el coche, firma la conformidad con el dedo en la pantalla. Es el mismo cierre con firma que contamos en la app de partes de trabajo.
Capturas de la base de servicios técnicos con datos de ejemplo; en vuestro programa se adapta al taller.
Por matrícula se guarda cada visita: fecha, kilómetros, qué se hizo, qué piezas se montaron y quién lo hizo. Cuando el cliente vuelve porque el ruido ha vuelto, se abre la matrícula y aparece la reparación anterior, sin buscar en la carpeta del año pasado.
Los avisos de revisión salen de los kilómetros y de la fecha de la última visita, y los de ITV, de la fecha que tengáis apuntada. El programa prepara la lista y el mensaje, y quien está en el mostrador lo envía. El aviso de coche listo funciona igual. Si queréis que salgan sin tocar el móvil, se estudia como el envío de presupuestos.
Qué se cambia para que sea vuestro
La base ya trae agenda, partes con estados, presupuestos por líneas y la firma en el móvil. Lo propio del taller se monta encima: la ficha del vehículo, las piezas por orden, vuestros estados y los avisos a clientes.
- La ficha del vehículo. Matrícula, marca y modelo, bastidor, kilómetros y fecha de ITV, unida a su dueño. Un cliente con tres coches, o una empresa con furgonetas, los ve todos juntos.
- Vuestros estados. Recibido, en diagnóstico, esperando aprobación, pendiente de pieza, listo para recoger. Los que uséis de verdad, con el nombre que les deis.
- Horas por mecánico, si queréis saber cuánto tiempo real se lleva cada orden.
- El paso a facturar. La orden cerrada prepara los datos y los pasa a tu programa de facturación, que es el que emite la factura y cumple VeriFactu. Nosotros no facturamos.
Chapa y pintura con peritos, coches de sustitución o una segunda nave se pueden añadir. Se hablan en la llamada y, si entran, quedan escritos en el alcance.
Los primeros 30 días
Una llamada, un acuerdo de alcance de una página con la prueba que tiene que pasar el programa y una versión para probar a mitad de plazo. Si en menos de 30 días no la supera, devolvemos lo pagado.
En la llamada nos cuentas qué pasa con un coche desde que entra por la puerta hasta que se cobra. De ahí sale el acuerdo de alcance, con lo que hará el programa y la prueba que tiene que pasar el día de la entrega.
Al arrancar nos pasas tu hoja de orden de reparación, la lista de mecánicos y un par de presupuestos reales. Si tenéis clientes y coches en un Excel o en otro programa, también. Partimos de la base de servicios técnicos y la cambiamos hasta que se parezca a vuestro taller. A mitad de plazo tienes una versión para probar en el mostrador y pedir cambios.
La garantía es la misma que en el resto de la web: si en menos de 30 días desde el arranque no se supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. Lo que se acuerde sobre tus datos y sobre el programa queda escrito en el acuerdo de alcance antes de pagar nada.
Para hacerte una idea de lo que cuesta, usa la calculadora de coste. Todavía no tenemos casos de talleres publicados; más pantallas de esta misma base están en el ejemplo por dentro.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no un programa estándar para talleres?
Muchas veces es lo que te conviene. Hay programas para talleres que ya traen orden de reparación, ficha del vehículo y facturación, se empieza enseguida y la cuota al principio es baja. Si sois pocos, trabajáis como la mayoría de talleres y el estándar os cubre casi todo, quedaos con él. Lo nuestro compensa cuando hacéis algo que ese programa no entiende, como flotas de empresa con sus propias reglas, taller y compraventa en el mismo sitio o varias naves, o cuando la cuota por usuario ya pesa más de lo que os resuelve.
¿Es un ERP para el taller o solo lleva las órdenes?
Lleva lo que acordemos. Puede quedarse en órdenes, presupuestos y piezas, o juntar también compras, almacén y los números de dirección en un solo sistema, que es lo que se suele llamar un ERP a medida. Nuestra recomendación es empezar por lo que más horas os quita y añadir lo demás cuando lo primero ya se use sin preguntar.
¿Podemos pasar los clientes y los coches que ya tenemos?
Normalmente sí, si vuestro programa actual deja sacarlos a Excel o CSV. Tráete una exportación a la llamada y te decimos qué se pasa tal cual y qué habría que ordenar antes. Lo que acordemos migrar queda escrito en el alcance.
¿Los mecánicos tienen que instalar una app?
No. Funciona en el navegador del móvil o de una tablet en el taller, se guarda como acceso directo y cada uno entra con su usuario. Necesita conexión para guardar: si hay una zona del taller sin cobertura ni wifi, dilo en la llamada.
¿Hace las facturas?
No. El programa prepara los datos de la orden cerrada y los pasa a tu programa de facturación o a tu gestoría, que siguen emitiendo la factura legal y cumpliendo VeriFactu.