En corto. Para compraventas y concesionarios pequeños de vehículos de ocasión: stock de coches con referencia, matrícula, días en campa y estado, ficha con coste de compra, gastos y margen visible solo para la oficina, y reservas y ventas con historial de quién cambió cada cosa.
El coche que lleva cuatro meses en la campa
En una compraventa pequeña el stock suele estar en un Excel que solo entiende quien lo hizo. Tiene la matrícula, el precio de compra y el de venta. Lo que casi nunca tiene es cuántos días lleva cada coche esperando, y eso es lo que decide si hay que bajarle el precio o sacarlo por otra vía.
Hay otro roce más incómodo. El vendedor necesita el stock para trabajar, pero pasarle el Excel entero es enseñarle lo que pagasteis por cada coche. Así que o se le pasa una copia que nadie mantiene al día, o se le pasa todo y a negociar con el cliente sabiendo el margen.
El stock, con los días a la vista
Esta es la base que usamos para compraventas. Cada coche tiene su referencia, la matrícula, el año, los kilómetros, el precio y su estado: recién entrado, en preparación, a la venta, reservado, vendido o de baja. Se busca por matrícula, marca o modelo y se filtra por combustible, cambio y estado.
La columna de días cuenta desde que el coche entró. Cuando pasa de 90 se pone en ámbar, y cada mañana a las 8:00 la oficina recibe por correo la lista de los que han cruzado esa línea.
Stock de vehículos desde la oficina. Datos de ejemplo.
El servidor aplica unas cuantas reglas que ahorran disgustos. La matrícula no se repite, aunque una se escriba con guion y otra con espacio. El bastidor, si se pone, tiene que tener 17 caracteres válidos. Un coche no pasa a la venta ni se reserva sin precio de venta, y no se vende sin comprador. Un coche vendido no se puede borrar, y deshacer una venta solo lo puede hacer la oficina, con el cambio apuntado en el historial.
La ficha que ve la oficina y la que ve el vendedor
En la ficha de cada coche están los botones para moverlo de estado, los días en stock, las fotos hechas con la cámara del móvil y el historial de cada cambio con quién lo hizo y cuándo.
Quien tiene permiso de costes ve además el coste total, desglosado en compra y gastos, y el margen en euros y en porcentaje sobre la venta. El vendedor abre el mismo coche y esas cifras no le aparecen. Puede cambiar el precio de venta, los kilómetros, la descripción y el estado, y registrar la venta, pero no dar de alta coches ni tocar los datos técnicos.
Captura real de la base con datos de ejemplo.
El permiso de costes se puede dar también a un jefe de ventas sin darle todo lo demás.
Portales y lo que se monta encima
La base no publica en ningún portal. Lo que trae es un listado de exportación, en JSON y en CSV, con los coches a la venta que tengáis marcados para publicar, sin matrícula, costes ni proveedor. Coches.net, Wallapop, AutoScout24 y el resto piden cada uno su contrato de profesional, sus claves y su formato. Cuando tengáis ese contrato, adaptar el listado a un portal concreto es un trabajo que se presupuesta aparte y se prueba en su entorno.
Otros añadidos habituales:
- Gastos de preparación por partidas (taller, ITV, limpieza, transporte) en vez de un total.
- Tasación de los coches que entregan los clientes a cambio.
- Interesados por coche, con la fecha para volver a llamar.
- Contrato de compraventa impreso con los datos del coche y del comprador, y garantías vendidas con su vencimiento.
La factura de venta la emite vuestro programa de facturación, que es el que cumple VeriFactu. El nuestro le prepara los datos.
Los primeros 30 días
La llamada va de cómo entra un coche y qué le pasa hasta que se entrega: de dónde lo compráis, quién apunta los gastos, quién puede ver qué. Con eso escribimos un acuerdo de alcance de una página, con la prueba que el programa tiene que superar el día de la entrega.
Al arrancar nos pasas el stock actual, desde el Excel o el programa que uséis. Partimos de la base de compraventa y la ajustamos a vuestros estados y vuestros campos. A mitad de plazo el equipo de ventas la prueba en el móvil y pide cambios. Se abre en el navegador, como todas nuestras aplicaciones online a medida.
La garantía, igual que en el resto de la web: si en menos de 30 días no se supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. El reloj corre desde que nos entregas lo necesario y se para si tardas más de 48 horas en contestar.
Preguntas frecuentes
¿Conecta con la DGT para las transferencias?
No. El programa no hace trámites con la DGT. Guarda los datos del coche y de la venta para que vuestra gestoría o vuestro gestor de tráfico los tenga a mano.
¿Publica los coches en los portales?
La base no. Prepara un listado con los coches marcados para publicar, y conectarlo a un portal concreto depende del contrato que tengáis con él. Lo vemos en la llamada.
¿Saca los datos del coche solo con la matrícula?
La base no. Los datos se meten a mano o se importan desde vuestro Excel. La consulta por matrícula o bastidor con un servicio externo se puede montar encima, y ese servicio tiene su propio coste.