En corto. Un CRM a medida guarda clientes, contactos, presupuestos y seguimiento con los campos y los pasos de tu forma de vender, y sigue conectado con lo que pasa después de la venta. Sin cuota por usuario: añadir a alguien del equipo no sube lo que pagas.
Por qué el CRM acaba abandonado
Porque pide datos que nadie usa, sigue un embudo que no es el vuestro y se acaba en la venta. Un CRM a medida corrige las tres cosas desde el diseño.
Pasa en muchas pymes. Se contrata un CRM conocido, se configura durante unas semanas, el equipo lo usa con ganas un mes y a partir del tercero vuelve la libreta, el Excel del comercial y los mensajes sueltos. El programa sigue ahí, cobrando cada mes por cada usuario, con los datos a medias.
Casi nunca es culpa del equipo. Suele haber tres motivos, y los tres tienen arreglo cuando el CRM se hace a medida:
- Pide datos que nadie necesita. Veinte campos por contacto, obligatorios, pensados para una multinacional. Aquí están los tuyos y ninguno más.
- Sigue un embudo que no es el vuestro. Si tu venta pasa por visita, medición y presupuesto, las fases del CRM tienen que llamarse así y en ese orden.
- Termina en la venta. Lo que viene después, el trabajo, el parte o la factura, vive en otro programa, y el comercial no ve qué pasó con su cliente.
Qué incluye un CRM a medida
Fichas de cliente, oportunidades con tus fases, presupuestos con tus tarifas, recordatorios de seguimiento y un panel comercial. Y lo de después: el presupuesto aceptado se convierte en trabajo y luego en datos para la factura.
Fichas de cliente
Contactos, direcciones, historial de trabajos y de presupuestos, notas y documentos, todo en la misma ficha.
Oportunidades
Con tus fases, tus motivos de pérdida y quién lleva cada una.
Presupuestos
Con tus tarifas y plantilla. Sabes cuándo el cliente lo abre y cuándo lo acepta.
Seguimiento
Recordatorios automáticos para llamar, reenviar o cerrar, sin depender de la memoria de nadie.
Después de la venta
El presupuesto aceptado se convierte en trabajo y, al cerrarse, en datos para la factura. Es la parte que lo acerca a un ERP a medida.
Panel comercial
Lo que hay en juego este mes y dónde se atasca, con permisos para que cada uno vea lo suyo.
CRM a medida frente a HubSpot, Salesforce o Pipedrive
Los grandes CRM son buenos productos y para muchos equipos comerciales son la opción correcta, sobre todo si vendes como vende casi todo el mundo y tu equipo es de oficina. No te vamos a convencer de lo contrario.
| CRM a medida | CRM estándar | |
|---|---|---|
| Campos y fases | Los tuyos, desde el primer día | Los suyos, y personalizar a menudo pide un plan superior |
| Coste al crecer | Una cuota de soporte que no sube por usuario | Cada usuario nuevo suma cuota |
| Después de la venta | Trabajos, partes y factura en el mismo sistema | Otro programa, conectado con integraciones |
| Arranque | Menos de 30 días | Inmediato, más el tiempo de configurarlo |
| Mejor si | Tu venta y tu operación están muy unidas | Tu proceso comercial es el estándar |
La pregunta útil no es cuál es mejor en general, sino cuánto de tu día pasa fuera del CRM. Si la respuesta es «casi todo», necesitas algo que conecte venta y operación, y eso es justo lo que montamos.
CRM para pymes y empresas pequeñas, ¿gratuito, estándar o a medida?
Si sois pocos y vendéis de forma sencilla, un CRM gratuito o uno estándar barato os basta. Compensa uno a medida cuando la venta y el trabajo van tan unidos que llevarlos en programas separados os hace copiar datos.
Un CRM gratuito cubre bien lo básico: contactos, un embudo con cuatro o cinco fases y recordatorios. Para un comercial solo, o para dos socios que venden y luego hacen el trabajo, muchas veces es todo lo que hace falta, y pagar un desarrollo sería tirar el dinero. Los límites aparecen cuando pedís campos propios, más usuarios o conectarlo con otra cosa. Ahí suele tocar un plan de pago, y la cuota crece con cada persona que entra.
El salto a medida tiene sentido más tarde. Cuando el presupuesto aceptado tiene que convertirse en un trabajo, un parte o un pedido y hoy alguien lo copia a mano de un programa a otro. O cuando vuestras fases de venta son tan vuestras que el CRM estándar os obliga a apuntar en notas lo que debería ser un campo. Si estáis ahí, la cuenta con precios públicos está en software a medida o estándar.
Cómo se monta
Una llamada de media hora, un alcance de una página con precio y prueba de entrega, menos de 30 días con una versión intermedia y la formación de tu equipo. Si no pasa la prueba, te devolvemos lo pagado.
- Llamada de media hora para entender cómo vendéis hoy, de dónde entran los clientes y dónde se pierden.
- Alcance en una página con fases, campos, automatismos, precio y la prueba de entrega.
- Menos de 30 días desde que nos pasas tu listado de clientes, tarifas y plantillas, con una versión intermedia para corregir.
- Formación y puesta en marcha con tu equipo, y el soporte mensual a partir de ahí.
Si en menos de 30 días no supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y el CRM se queda contigo. Y si ves que el CRM es solo una parte de lo que necesitas, mira cómo planteamos el software a medida para toda la empresa.
¿Y si al final lo que necesito es un ERP?
Pasa a menudo. El CRM cubre hasta que el cliente dice que sí; lo que viene después (el trabajo, las compras, la factura) es terreno de ERP. Como todo va sobre la misma base de datos, el CRM se puede ampliar después con esos módulos sin migrar nada. La diferencia entre uno y otro, con ejemplos, está en cómo programamos un ERP a medida.
Preguntas frecuentes sobre el CRM a medida
¿Puedo importar los clientes que tengo en Excel o en otro CRM?
Sí, si los puedes exportar. Tráete el archivo a la llamada y te decimos qué se puede pasar tal cual y qué habría que limpiar antes. Lo que acordemos importar entra en el alcance.
¿Se conecta con el correo, el calendario o WhatsApp?
Depende de qué herramientas uses y de qué permiten conectar. Lo vemos en la llamada con nombres concretos y lo que se pueda hacer queda escrito en el alcance antes de empezar, con su precio.
¿Cuánto cuesta un CRM a medida?
El presupuesto es personalizado y sale cerrado de la llamada, antes de que pagues nada. Luego hay una cuota de soporte mensual que no sube por usuario. Te lo contamos con detalle en cuánto cuesta un software a medida.
Somos tres personas. ¿Tiene sentido?
Puede tenerlo si vuestra forma de trabajar no encaja en un CRM estándar o si ya pagáis varias herramientas para cubrirla. Si os basta con un CRM gratuito o barato, os lo diremos en la llamada.
¿Qué pasa si más adelante cambia nuestra forma de vender?
Los ajustes pequeños entran en el soporte mensual. Si el cambio es grande, se presupuesta aparte y decides tú si se hace.