En corto. Para distribuidoras, almacenes y mayoristas pequeños con reparto propio: la oficina toma el pedido, el almacén lo prepara y el stock se descuenta en ese momento, y el repartidor sigue su ruta en el móvil y marca cada entrega con la firma del cliente o el motivo por el que no se entregó.
Dónde se descuadra una distribuidora pequeña
En el almacén hay 40 cajas de agua según el Excel. En la estantería hay 28. Nadie ha robado nada: alguien sacó un pedido urgente el martes y no lo apuntó, y el jueves otro cliente se quedó sin su agua porque el sistema decía que sobraba.
El otro agujero está en la calle. El repartidor vuelve con los albaranes firmados en una carpeta, alguno manchado de café, y uno o dos pedidos que no se pudieron dejar porque el local estaba cerrado. Esos pedidos se quedan en la furgoneta, o en un rincón del almacén, hasta que alguien se acuerda de ellos.
Con dos furgonetas se puede sobrevivir así. Con cinco, no.
La oficina monta la ruta del día
Esta es la base que usamos para distribución y almacén. La oficina crea una ruta con su nombre, la fecha, el repartidor y la furgoneta. A la derecha salen los pedidos que ya están preparados y todavía no van en ninguna ruta. Con «Añadir» pasan a la lista de paradas, y las flechas los ordenan como se van a repartir.
Cuando la ruta está lista, el repartidor pulsa «Salir a repartir» desde su móvil.
Ruta planificada con sus paradas y los pedidos que quedan por asignar. Datos de ejemplo.
El stock va atado a los pedidos. Al pulsar «Preparar», el programa descuenta todas las líneas de golpe. Si de un producto no hay suficiente, no descuenta nada y dice cuál falta y cuántas unidades quedan. Si luego se cancela un pedido ya preparado, las unidades vuelven.
Nadie puede escribir el stock a mano. Lo que llega del proveedor entra como «Entrada» y las roturas o los recuentos como «Ajuste», con el motivo obligatorio. Cada movimiento queda guardado con quién lo hizo y cuánto quedó, y ese historial no se edita ni se borra. A las 7:30 la oficina recibe por correo la lista de productos que han bajado del mínimo.
El repartidor lleva la ruta en el móvil
El repartidor solo ve sus rutas. No ve el catálogo ni el stock. En cada parada tiene la dirección, el horario en el que recibe ese cliente y un botón para llamarle antes de llegar.
Si entrega, el cliente firma con el dedo y queda apuntado quién lo recibió y a qué hora. Si no puede entregar, marca «No entregado» con el motivo y el pedido vuelve a almacén, listo para salir en otra ruta.
Captura real de la base con datos de ejemplo.
El albarán se imprime desde el pedido y, si ya se entregó, lleva la firma.
App para empresas de transporte y logística con reparto propio
Si lo que os falta es saber qué se entregó y qué no, esta base encaja: la oficina monta las rutas, el repartidor lleva sus paradas en el móvil y cada entrega queda firmada, con nombre y hora.
Mucho de lo que busca una empresa de transporte pequeña ya está aquí. El conductor ve solo sus rutas, llama al cliente antes de llegar y cierra cada parada con la firma o con el motivo por el que no pudo entregar. Lo que vuelve sin entregar sale en otra ruta, y el albarán firmado se imprime desde el pedido cuando alguien lo reclama.
Si movéis mercancía de otros y no tenéis almacén, la parte de stock sobra y se quita. Si queréis también compras y márgenes en el mismo sitio, eso ya es un ERP para distribución programado a medida. Tampoco vendemos esto como un programa de flotas. La base no sigue la furgoneta por GPS ni ordena las paradas sola; el orden lo pone alguien de la oficina que conoce la zona. Si eso es lo que necesitáis, cuéntalo en la llamada y te diremos si lo montamos nosotros o si os conviene otra herramienta. Y si todavía lo lleváis todo en papel y hojas de cálculo, empieza por cuándo dejar el Excel.
Lo que se monta encima
La base cubre el camino del pedido desde que entra hasta que se firma. Lo demás se añade según lo que contéis en la llamada. Lo que más se pide:
- Compras a proveedores. El pedido de compra que, al recibirlo, genera la entrada de stock sin teclearla dos veces.
- Tarifas por cliente o descuentos por volumen.
- Lotes y caducidades, si movéis alimentación.
- Cobro en ruta. El repartidor apunta si cobró en efectivo o si queda pendiente.
- Lector de códigos de barras en el móvil para preparar, o varios almacenes y stock en la furgoneta.
La factura no la hacemos nosotros. El programa prepara los datos de los albaranes entregados y los pasa a vuestro programa de facturación, que es el que emite la factura y cumple VeriFactu.
Los primeros 30 días
Empieza con una llamada. Nos cuentas cómo entra un pedido hoy, quién lo prepara y qué pasa cuando vuelve sin entregar. Con eso escribimos un acuerdo de alcance de una página: qué hará el programa y qué prueba tiene que superar el día de la entrega. Por ejemplo, que una mañana de reparto real salga entera sin papel.
Al arrancar nos pasas el catálogo, el stock de partida y los clientes en el Excel que tengáis. Partimos de la base de distribución y la cambiamos hasta que se parezca a vuestro almacén. A mitad de plazo tienes una versión para probar con un repartidor de verdad y pedir cambios.
La garantía es la de toda la web: si en menos de 30 días no se supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. El reloj corre desde que nos entregas lo necesario y se para si tardas más de 48 horas en contestar.
Para hacerte una idea del coste, tienes la calculadora.
Preguntas frecuentes
¿Funciona en zonas sin cobertura?
Necesita conexión para guardar la entrega. Funciona en el navegador del móvil, sin instalar nada. Si repartís en polígonos o sótanos donde se pierde la señal, dilo en la llamada y lo tenemos en cuenta en el alcance.
¿Puedo seguir usando mi programa de facturación?
Sí, y es lo que proponemos. El programa lleva pedidos, stock y reparto, y pasa los datos de lo entregado a tu programa de facturación o a tu gestoría, que siguen emitiendo la factura legal.
¿Qué pasa con el stock si un pedido vuelve sin entregar?
El pedido vuelve a almacén con el motivo apuntado y sigue preparado, así que su mercancía no se suma otra vez al stock. Sale en la siguiente ruta. Si el cliente lo anula, la oficina lo cancela y entonces sí vuelven las unidades.