En corto. Para agencias inmobiliarias pequeñas de venta y alquiler: cartera de inmuebles con fotos, demandantes con lo que buscan, agenda de visitas que no deja solapar citas y tablero de captación. El programa cruza solo cada demandante con los inmuebles disponibles que le encajan y los ordena por puntuación.
Lo que se pierde entre la cartera y los demandantes
Una agencia de tres o cuatro agentes suele tener la cartera en un programa, los demandantes en otro sitio y las visitas en el calendario de cada móvil.
Entra un inmueble nuevo y nadie repasa la lista entera de demandantes, porque es larga y la mitad buscaban otra cosa hace tres meses. Se llama a los tres que uno recuerda. El cuarto, el que encajaba de verdad, compra con la agencia de enfrente.
Con la captación pasa algo parecido. El propietario al que había que volver a llamar el martes para la valoración se queda en una libreta, y cuando alguien se acuerda ya ha firmado el encargo con otro.
La captación, en un tablero con fechas
Esta es la base que usamos para inmobiliarias. La captación va en columnas por estado: contacto, valoración, propuesta, firmada y descartada. Cada tarjeta lleva la dirección, el tipo, el precio, el propietario, el agente y la fecha de la próxima acción. Las que tienen esa fecha vencida salen en rojo, así que un vistazo por la mañana basta para saber a quién hay que llamar hoy. Arriba se filtra por agente o se ve todo el equipo.
Tablero de captación de toda la oficina. Datos de ejemplo.
Cuando el propietario firma la hoja de encargo, «Convertir en inmueble» crea la ficha del propietario y la del inmueble de una vez.
Las visitas van en una agenda de lunes a domingo. Si el agente ya tiene otra visita que se pisa con la nueva, el programa no deja guardarla. Cada mañana a las 8:00 cada agente recibe sus visitas del día y los demandantes nuevos que llevan más de 24 horas sin que nadie les llame, con su teléfono.
El cruce que nadie tiene tiempo de hacer
En la ficha de cada inmueble salen los demandantes a los que les encaja, con una puntuación de 40 a 100 que solo sirve para ordenarlos. En la ficha de cada demandante sale lo contrario: los inmuebles disponibles que le valen, con el motivo y un botón para programar la visita.
El cruce mira la operación, el tipo, las habitaciones mínimas, la zona y el precio. En el precio deja un margen del 5 % sobre el presupuesto, porque el de salida casi siempre se negocia: un piso de 262.000 € aparece para quien busca hasta 250.000 €. Las zonas se comparan sin tildes ni mayúsculas, así que «gracia» encuentra «Gràcia». Lo que el demandante no ha concretado no filtra.
Captura real de la base con datos de ejemplo.
Cada agente ve toda la cartera, pero solo sus demandantes, sus captaciones y sus visitas. El DNI de los propietarios solo lo ve quien tiene ese permiso. La oficina lo ve todo y reparte el trabajo entre agentes.
Un CRM para inmobiliarias que sabe lo que busca cada cliente
Un CRM para inmobiliarias tiene que guardar, además del teléfono, qué busca cada demandante y qué inmueble le encaja. Aquí cada demandante lleva su búsqueda y sus visitas, y el cruce con la cartera sale solo.
Los CRM genéricos tratan a todos los contactos igual: nombre, teléfono y una etapa. En una agencia eso se queda corto, porque lo que importa de un demandante es cuántas habitaciones quiere, en qué zona y hasta qué precio, y de un propietario, cuándo toca volver a llamarle para la valoración. Por eso aquí la captación, el propietario y el demandante tienen cada uno su ficha y sus fechas.
Si lo que os falta es sobre todo el seguimiento comercial, con etapas, tareas y avisos al equipo, lo contamos con más detalle en cómo montamos un CRM a medida.
Lo que se añade según la agencia
La base trae lo anterior. Lo demás se monta encima si os hace falta:
- Ficha del inmueble en PDF con vuestro logo, para el escaparate o para enviar.
- Hoja de visita firmada por el demandante en el móvil.
- Ofertas y arras, con la contraoferta, la fecha de firma y la comisión de cada agente.
- Aviso al demandante por correo cuando entra algo que le encaja.
- Alquileres gestionados, con contratos, rentas e incidencias del inquilino.
Los portales van aparte. La base no publica en Idealista, Fotocasa ni ningún otro. Cada portal tiene su contrato de profesional y su forma de recibir los anuncios, y si queréis conectar alguno lo estudiamos en la llamada antes de meterlo en el alcance.
Los primeros 30 días
En la llamada nos cuentas cómo trabajáis una captación y cómo entra un demandante, y qué portales usáis. Sale un acuerdo de alcance de una página con lo que hará el programa y la prueba que tiene que pasar al entregarlo.
Al arrancar nos pasas la cartera, los propietarios y los demandantes, desde un Excel o desde el programa que uséis ahora. También las zonas de vuestra ciudad tal como las llamáis vosotros, que es lo que más afina el cruce. A mitad de plazo tienes una versión para que dos agentes la usen en el móvil unos días y pidan cambios.
Si en menos de 30 días no se supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. El reloj corre desde que nos entregas lo necesario y se para si tardas más de 48 horas en contestar.
Preguntas frecuentes
¿Publica los inmuebles en Idealista o Fotocasa?
La base no. La conexión con portales depende del contrato que tengáis con cada uno y del formato que pidan, así que la estudiamos en la llamada y, si entra, queda escrita en el alcance con su prueba.
¿Un agente puede ver los clientes de otro?
Ve toda la cartera de inmuebles y puede programar visitas en cualquiera, pero sus demandantes, captaciones y visitas son solo suyos. La oficina ve todo y puede pasar un demandante de un agente a otro.
¿Sirve si hacemos alquiler además de venta?
Sí. Cada inmueble y cada demandante llevan su operación, venta o alquiler, y el cruce solo junta los de la misma. La gestión posterior del alquiler, con cobro de rentas e incidencias, es un añadido aparte.