En corto. Para empresas de limpieza con varios centros: el cuadrante de cada limpiadora por centro, las sustituciones sin llamar a medio equipo, el servicio confirmado desde el móvil con hora y foto, las incidencias del cliente, las horas por contrato para facturar y el material de cada centro. Se hace a medida a partir de nuestra base para servicios técnicos.
Dónde se complica una empresa de limpieza
En la coordinación, mucho más que en la limpieza. Con los cuadrantes en Excel, las bajas cubiertas por teléfono y un grupo de WhatsApp para todo, nadie puede asegurar qué centro se limpió ayer y cuál no.
El cuadrante suele vivir en una hoja con una pestaña por mes. Aguanta mientras nadie falta. Cuando alguien se pone enferma o coge vacaciones hay que buscar quién la cubre, cambiar la hoja y contarle a la sustituta la dirección, el horario, qué se hace en ese centro y dónde está la llave.
Luego está la prueba. El cliente dice que el martes no fue nadie y la empresa tiene la palabra de su limpiadora contra la del conserje. Una foto con hora habría cerrado la discusión en un minuto.
A final de mes, para facturar cada contrato, alguien suma a mano las horas hechas en cada centro: las del cuadrante, menos las faltas, más los extras que el cliente pidió por teléfono y que nadie apuntó en el mismo sitio.
El cuadrante por centro y las sustituciones
Cada centro tiene sus servicios fijos por día y hora, y cada servicio, su limpiadora. Cuando alguien falta, el programa enseña qué servicios se quedan sin cubrir y quién tiene hueco para hacerlos.
Esta es la agenda de nuestra base para servicios técnicos. Cada tarjeta es un trabajo con su hora, el cliente, la dirección y la persona asignada, y arriba se filtra por persona o se ve el equipo entero. Debajo del título pone «1 parte pendiente sin técnico asignado». En una empresa de limpieza, ese aviso es el centro que mañana se queda sin nadie.
Capturas de la base de servicios técnicos con datos de ejemplo; en vuestro programa se adapta a la limpieza.
En vuestro programa, los servicios de cada contrato se generan solos cada semana a partir del cuadrante, y nadie los copia a mano. Una baja se marca como ausencia y sus servicios pasan a «sin cubrir». Al asignar sustituta, le llegan al móvil la dirección, el horario y las instrucciones del centro, la de la llave incluida.
Una app para que la limpiadora confirme el servicio con foto
La limpiadora abre en el móvil sus servicios del día, marca cuándo empieza y cuándo termina y hace una foto del trabajo acabado. La oficina ve al momento qué centros están hechos y cuáles siguen pendientes.
Funciona en el navegador del móvil, sin descargar nada de una tienda de apps, y cada persona ve solo lo suyo, como el resto de aplicaciones a medida que hacemos. Si el contrato pide visto bueno del cliente, el encargado del centro firma con el dedo en la pantalla, como en la app de partes de trabajo.
Capturas de la base de servicios técnicos con datos de ejemplo; en vuestro programa se adapta a la limpieza.
Sobre el fichaje, conviene separar dos cosas. La hora y la foto sirven para demostrar que el servicio se hizo. El registro de jornada que la ley pide a la empresa lo lleva vuestro sistema de fichaje; si ese sistema deja conectarse, los datos se pueden cruzar, y si no, cada cosa va por su lado. Lo miramos en la llamada con el nombre del programa que uséis.
Incidencias, horas por contrato y material de cada centro
Las quejas del cliente entran como incidencia de su centro y se asignan a alguien. Las horas hechas se suman por contrato para facturar, y cada centro lleva su lista de material con lo que se ha repuesto.
Una incidencia puede ser una papelera sin vaciar o un baño que se quedó a medias. Se apunta con foto, la ve quien limpia ese centro en su siguiente servicio y se cierra cuando está resuelta. Si un cliente empieza a acumular, se nota antes de que llame para hablar del contrato.
Capturas de la base de servicios técnicos con datos de ejemplo; en vuestro programa se adapta a la limpieza.
Las horas salen de los servicios confirmados, no del cuadrante sobre el papel. A final de mes cada contrato enseña las horas pactadas, las hechas y los extras, y prepara los datos para tu programa de facturación, que es el que emite la factura y cumple VeriFactu.
El material va por centro: qué hay, qué se ha llevado y qué pide la limpiadora desde el móvil cuando algo se acaba. El pedido de fregasuelos deja de llegar por WhatsApp a las once de la noche.
Qué se cambia para que sea vuestro
La base ya trae agenda, trabajos con estados y la firma en el móvil. En limpieza se monta encima el cuadrante por centro, las ausencias y sustituciones, la foto al terminar, las horas por contrato y el material.
- Los centros y sus contratos. Días, horario, horas pactadas, instrucciones de cada sitio y quién tiene llave.
- Cómo cubrís una baja. Con una bolsa fija de sustitutas, con quien tiene menos horas esa semana o con quien está más cerca. Lo que hagáis hoy, escrito en el programa.
- Qué hace falta para dar un servicio por hecho. Solo la hora, la hora y la foto, o también la firma del encargado del centro.
- Qué ve cada uno. La limpiadora, sus centros. La supervisora, su zona. Dirección, las horas y los contratos de todos.
El programa no hace nóminas ni sustituye a vuestra asesoría laboral. Prepara los datos de horas para quien los necesite.
Los primeros 30 días
Una llamada, un acuerdo de alcance de una página con la prueba que tiene que pasar el programa y una versión para probar a mitad de plazo. Si en menos de 30 días no la supera, devolvemos lo pagado.
En la llamada nos cuentas cómo montáis hoy el cuadrante y qué pasa cuando alguien falta un lunes a primera hora. De ahí sale el acuerdo de alcance, con lo que hará el programa y la prueba que tiene que pasar el día de la entrega.
Al arrancar nos pasas la lista de centros con sus horarios, la del equipo y el cuadrante de un mes real. Partimos de la base de servicios técnicos y la cambiamos hasta que se parezca a vuestra forma de trabajar. A mitad de plazo tienes una versión para probar en dos o tres centros y pedir cambios.
La garantía es la misma que en el resto de la web: si en menos de 30 días desde el arranque no se supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. Lo que se acuerde sobre tus datos y sobre el programa queda escrito en el acuerdo de alcance antes de pagar nada.
Para hacerte una idea de lo que cuesta, usa la calculadora de coste. Todavía no tenemos casos de empresas de limpieza publicados; más pantallas de esta misma base están en el ejemplo por dentro.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no un programa estándar para empresas de limpieza?
A veces es la mejor opción. Hay programas y apps pensados para limpieza que ya traen cuadrantes, partes y fichaje, y se empieza enseguida. Si os cubren lo importante y podéis trabajar a su manera, quedaos con uno. A medida compensa cuando vuestro día a día no cabe en ellos, por ejemplo contratos con horas que cambian cada mes, centros con reglas propias o limpieza y mantenimiento en la misma empresa, o cuando la cuota por usuario sube con cada limpiadora que entra.
¿Sirve como registro de jornada?
No lo planteamos así. La hora y la foto demuestran que el servicio se hizo. El registro de jornada legal lo lleva vuestro sistema de fichaje; si permite conectarse, se cruzan los datos. Que ese registro cumpla lo que pide la normativa es cosa de ese sistema y de vuestra asesoría laboral.
¿Las limpiadoras tienen que instalar una app?
No. Funciona en el navegador del móvil, se guarda como acceso directo en la pantalla de inicio y cada una entra con su usuario. Necesita conexión para guardar: si algún centro no tiene cobertura, dilo en la llamada y lo tenemos en cuenta.
¿Hace las facturas a los clientes?
No. Prepara las horas y los extras de cada contrato y los pasa a tu programa de facturación o a tu gestoría, que siguen emitiendo la factura legal y cumpliendo VeriFactu.