La respuesta corta
Elige la empresa que te conteste por escrito, antes de pagar nada, a estas seis cosas: cuánto cuesta en total, cuándo lo entregan y qué pasa si no llegan, qué prueba tiene que pasar el programa el día de la entrega, dónde va a estar alojado y a nombre de quién, cómo te llevas tus datos si te vas y de quién es el código al terminar.
La que te responda rápido y sin rodeos suele ser la buena. Si alguna respuesta es «eso ya lo vemos», tienes un problema aplazado.
Las seis preguntas, y qué deberían contestarte
Pregunta por el precio total, la fecha y qué pasa si no se cumple, cómo se da por terminado, dónde se aloja, cómo te llevas los datos y de quién es el código. Si te contestan vago, desconfía.
| Pregunta | Buena respuesta | Señal de alarma |
|---|---|---|
| ¿Cuánto cuesta en total? | Un precio cerrado por un alcance escrito, con lo que queda fuera también por escrito. | Solo precio por hora, o «unos 3.000 o 4.000, depende». |
| ¿Cuándo está y qué pasa si no? | Una fecha y una consecuencia si la empresa no llega: devolución, descuento o seguir sin coste. | «Lo antes posible». Sin fecha no hay retraso que reclamar. |
| ¿Cómo sé que está terminado? | Una prueba concreta que se hace juntos el día de la entrega, del tipo «un técnico crea un parte, lo firma el cliente y llega a oficina». | «Cuando estés contento». Eso nunca llega o llega cuando ellos quieren. |
| ¿Dónde se aloja y a nombre de quién? | El servidor, el dominio y las copias de seguridad, con nombre de proveedor y de titular. | «En nuestro servidor» y nada más. |
| ¿Cómo me llevo mis datos? | Exportación completa en formatos estándar (CSV, Excel o SQL), cuando la pidas y sin coste. | Que la exportación se cobre aparte o que solo salga en un formato suyo. |
| ¿De quién es el código? | Lo que dice el contrato, con una cláusula concreta que puedas leer antes de firmar. | Que no aparezca en el contrato. Si no está escrito, no es tuyo. |
La última importa más de lo que parece. Según el artículo 97 de la Ley de Propiedad Intelectual, lo que programa un empleado es de su empresa, pero lo que programa un externo es suyo salvo que lo ceda. Si la empresa que contratas trabaja con programadores externos, pregunta si ellos le han cedido esos derechos por escrito, porque sin eso no te los puede pasar a ti.
Qué pasa si la empresa que te hizo el programa desaparece
Casi nadie la hace y es la que más duele cuando pasa. Quedarte sin nadie que haga cambios es un fastidio; lo grave es un lunes por la mañana sin acceso a tus clientes, tus partes y tus facturas.
Lo que te protege, en orden de importancia:
- Tus datos exportables en cualquier momento. Pide que te enseñen la exportación en la primera demo. Si no la tienen, no la van a tener el día que la necesites.
- Saber dónde vive el programa. Nombre del proveedor de alojamiento, a nombre de quién está el dominio y cada cuánto se hacen copias de seguridad.
- Una salida escrita en el contrato. Qué te entregan si te vas o si ellos cierran, y en cuántos días.
- Tecnología normal. Si está hecho con herramientas corrientes, otro programador lo puede mantener. Si está hecho con algo que solo conoce esa empresa, dependes de ella para siempre.
Freelance, agencia o estudio
Un freelance suele ser lo más barato y lo más rápido para empezar. El riesgo es que todo depende de una persona: si enferma, cambia de trabajo o se cansa del proyecto, te quedas colgado. Para algo pequeño y que no sea el corazón de la empresa puede ir bien.
Una agencia grande tiene más gente y más procesos, y lo vas a notar en el precio y en el tiempo de respuesta. Tiene sentido cuando el proyecto es grande o tiene requisitos técnicos muy específicos.
Un estudio pequeño especializado está en medio: un equipo en lugar de una persona, y menos capas que en una agencia. Es lo que somos nosotros, así que tómatelo con la cautela que merece: da igual el tamaño, lo que decide es cómo contestan a las seis preguntas de arriba.
Señales de alarma en un presupuesto
Desconfía si no dice qué queda fuera, si pide todo por adelantado sin garantía de plazo, si promete cualquier cosa a precio fijo, si no pregunta cómo trabajáis o si no enseña nada funcionando.
- No dice qué queda fuera. Todo lo que no esté escrito lo vas a pagar como extra.
- Cobra el cien por cien por adelantado sin ninguna garantía de plazo.
- Promete «cualquier cosa que necesites» por un precio fijo. O no han entendido el proyecto o piensan cobrártelo después.
- No pregunta cómo trabajáis hoy. Un buen proveedor quiere ver vuestro Excel, vuestros papeles y quién hace qué antes de dar precio.
- No enseña nada funcionando. Pide que te dejen tocar un programa suyo en la propia llamada, con datos de ejemplo.
Cómo contestamos nosotros a estas preguntas
Precio cerrado y por escrito, programa funcionando en menos de 30 días con devolución si falla la prueba acordada, tus datos cuando los pidas y el código y el alojamiento en un contrato que lees antes de firmar.
Por si nos estás comparando, así respondemos en Custom Soft Lab:
- Precio: cerrado por escrito antes de empezar, con el alcance y lo que no entra.
- Plazo: funcionando en menos de 30 días desde el arranque. Si la prueba acordada falla, se devuelve lo pagado, no se paga el resto y te quedas lo construido.
- Prueba de entrega: la escribimos juntos al principio y la hacemos juntos por videollamada el día de la entrega.
- Datos: te los llevas cuando quieras en formatos estándar.
- Código y alojamiento: están en el contrato, y te lo enseñamos antes de firmar para que lo leas con calma.
Somos un estudio nuevo y lo decimos. Por eso la garantía es la que es.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la empresa que me hizo el software desaparece?
Si tienes tus datos exportables, sabes dónde está alojado y el contrato dice qué te entregan al salir, otro programador puede seguir con el programa. Si no tienes nada de eso, puedes perder el acceso a tus datos. Por eso hay que pedirlo por escrito antes de firmar.
¿Es mejor un freelance o una empresa para un software a medida?
Para algo pequeño y que no sea crítico, un freelance puede salir más barato. Si el programa va a ser donde trabaja todo el equipo cada día, conviene una empresa con más de una persona que lo conozca, para no depender de alguien que se puede ir.
¿Qué tiene que incluir un contrato de software a medida?
Alcance escrito, precio cerrado, fecha de entrega con consecuencia si no se cumple, prueba de aceptación, dónde se aloja, cómo se exportan los datos, de quién es el código y qué pasa si una de las partes quiere terminar.
¿Cuánto debería tardar un programa de gestión a medida?
Un primer proceso completo, como partes de trabajo o presupuestos, se puede tener funcionando en semanas si se parte de una base ya hecha. Si alguien te pide seis meses antes de ver nada, pide entregas parciales con fecha.
¿Cómo comparo dos presupuestos de software a medida?
Ponlos al lado con las seis preguntas de esta guía. El más barato que deja preguntas sin contestar suele acabar siendo el más caro.