En corto. Para academias y centros de formación: alumnos, matrículas y grupos, lista de asistencia desde el móvil del profesor y cobros mensuales preparados para domiciliar, en un solo programa en lugar de tres hojas distintas.
Lo que se lleva a mano en una academia
Una academia de idiomas, de refuerzo escolar o de música tiene tres listas que deberían ser una. La de alumnos y en qué grupo está cada uno. La de quién vino a clase. Y la de quién ha pagado este mes.
Suelen vivir en sitios distintos. Los alumnos, en un Excel de secretaría. La asistencia, en la libreta de cada profesor o en una foto que manda por WhatsApp al acabar. Los cobros, en otro Excel que se cruza a mano con el extracto del banco cuando llegan las devoluciones.
El resultado lo conoce cualquiera que haya llevado una: un alumno que se dio de baja en noviembre y al que se le siguió pasando el recibo, un hermano al que se le olvidó aplicar el descuento o una madre que pregunta cuántas faltas lleva su hijo y nadie lo sabe sin buscar.
Los cobros del mes, en una lista
Esta es la pantalla de cobros de nuestra base para academias, con datos de ejemplo. Cada fila es un alumno con el concepto (curso y mes), el importe, la forma de pago, el estado y la fecha en que se pagó. Los estados que se ven son pendiente, pagado y devuelto, y lo pendiente tiene al lado un botón para marcarlo como pagado.
Arriba están los botones que ahorran la tarde: generar los cobros del mes a partir de las matrículas, preparar la remesa de las domiciliaciones y exportar a CSV. Se filtra por estado y por forma de pago.
Cobros de septiembre con los botones de generar cobros del mes y remesa. Datos de ejemplo.
En la captura, dos alumnos del mismo grupo de refuerzo de matemáticas pagan menos que sus compañeros. Son el tipo de excepción, un descuento por hermanos o una beca, que en un Excel alguien tiene que recordar cada mes y aquí se deja puesta una vez.
El profesor pasa lista en el móvil
Al empezar la clase, el profesor abre el grupo en el móvil y toca a cada alumno para marcarlo: presente, falta o justificada. Hay un botón de «Todos presentes» para los días normales. Al guardar, la sesión queda apuntada con su tema y el recuento, y debajo se ven las últimas sesiones del grupo con cuántos vinieron a cada una.
Pasar lista desde el móvil, en modo oscuro. Datos de ejemplo.
Con la asistencia dentro del mismo programa, la pregunta de las faltas se contesta abriendo la ficha del alumno. Y si con el tiempo queréis meter también compras, proveedores y los números de dirección, el programa crece hacia un ERP a la medida de la academia sin cambiar de base.
Lo que cambia de una academia a otra
La base trae alumnos, cursos, matrículas, asistencia y cobros. Encima se ajusta lo vuestro, que casi siempre toca a cómo se cobra:
- Cuotas mensuales, trimestrales o por curso completo, y qué pasa con el mes en que un alumno entra a mitad.
- Descuentos por hermanos, por segundo curso o becas, puestos una vez en la matrícula.
- Qué hacer con un recibo devuelto: aviso a secretaría, recargo o nada.
- Si dais formación para empresas, los grupos cerrados y sus horas.
Los recibos y facturas oficiales no salen de aquí. El programa prepara los cobros y los pasa a tu programa de facturación, que es el que emite la factura y cumple VeriFactu.
Los primeros 30 días
La llamada empieza por los cobros: cuántos alumnos, cómo pagan y qué pasa cuando uno devuelve el recibo. Con eso escribimos el acuerdo de alcance, con lo que hará el programa y la prueba que tiene que pasar el día de la entrega.
Al arrancar nos pasas tu Excel de alumnos y tus cuotas. Partimos de la base de academias y la adaptamos a vuestros cursos y vuestra forma de cobrar. A mitad de plazo tienes una versión para probar con secretaría y con un profesor.
Si en menos de 30 días desde el arranque no supera la prueba acordada, te devolvemos lo pagado, no pagas el resto y te quedas lo construido. Lo que se acuerde sobre tus datos y sobre el programa queda escrito en el alcance antes de pagar nada.
Si vas a montarlo, mejor que el arranque no caiga en plena campaña de matrículas: secretaría no tendrá tiempo de probar nada. Para el coste, usa la calculadora. Todavía no tenemos casos de academias publicados; más pantallas reales de nuestras bases, en el ejemplo por dentro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pasar mis alumnos desde Excel?
Normalmente sí. Tráete el archivo a la llamada y te decimos qué se puede cargar tal cual y qué conviene limpiar antes. Lo que acordemos migrar entra en el alcance.
¿Genera la remesa para el banco?
La base tiene un botón para preparar la remesa de las domiciliaciones del mes. Qué formato necesita tu banco lo comprobamos en la llamada y queda escrito en el alcance.
¿Los profesores ven los cobros?
No, salvo que quieras. Cada rol ve lo suyo: el profesor, sus grupos y la asistencia; secretaría, alumnos y cobros; dirección, todo.
¿Hace las facturas a los alumnos?
No. Prepara los cobros y los pasa a tu programa de facturación o a tu gestoría, que emiten la factura legal y cumplen VeriFactu.