En corto. Plantilla gratuita de parte de trabajo: un generador que se rellena en el navegador, calcula las horas, recoge la firma del cliente con el dedo o el ratón y se guarda en PDF, más tres descargas: Word para imprimir, Excel de un parte con horas y material calculados y Excel diario con totales por técnico. Ninguna ley obliga a hacer partes de trabajo como tales; el registro diario de jornada sí es obligatorio (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) y es otra cosa.
Rellena el parte aquí y guárdalo en PDF
Escribe los datos, añade tramos de horas y material, deja que el cliente firme en el recuadro con el dedo o el ratón y pulsa «Guardar en PDF». Se abre la ventana de impresión del navegador: elige «Guardar como PDF» o imprímelo directamente.
Descarga la plantilla en Word o Excel
Hay tres ficheros: un parte en Word para imprimir y rellenar a bolígrafo, un parte en Excel que calcula horas y material, y un Excel diario donde cada fila es un parte y salen los totales por técnico de la semana.
En los Excel, las celdas con fórmula están protegidas para que nadie las borre sin querer. La protección no lleva contraseña: si quieres cambiar algo, en Revisar pulsa «Desproteger hoja». Funcionan en Excel, en LibreOffice y en Google Sheets.
Qué tiene que llevar un parte de trabajo
Quién, dónde, cuándo, cuánto tiempo, qué se hizo, qué material se gastó y la firma del cliente con su nombre. Cada campo responde a una pregunta que alguien hará más tarde, normalmente cuando toca facturar o cuando hay una queja.
- Número y fecha. El número permite citarlo en la factura y encontrarlo después. Sin él, «el parte del martes» puede ser cualquiera.
- Cliente, dirección y persona de contacto. En comunidades y empresas quien firma no siempre es quien paga. Apunta quién estaba.
- Técnico. Si van dos, los dos. Sirve para repartir horas y para saber a quién preguntar.
- Horas por tramos. Entrada y salida de cada tramo, y la pausa si la hubo. Un total suelto («4 horas») no se puede comprobar.
- Qué había que hacer y qué se hizo. Separados. Cuando no coinciden es donde aparecen los extras que luego nadie cobra, o el «esto no era lo que pedí».
- Material. Con cantidad y unidad. Lo que no se apunta en el momento rara vez se factura.
- Estado. Terminado, falta material o hay que volver. La oficina lo necesita para planificar el día siguiente.
- Firma del cliente con nombre y DNI. Es su conformidad con lo que pone el parte. Una firma sin nombre no dice quién aceptó.
Si tu oficio tiene datos propios, añádelos: el gas y la carga en climatización, el número de serie del equipo en mantenimiento, el producto aplicado en control de plagas. El Word se edita como cualquier documento y el Excel también, quitando la protección.
¿Es obligatorio hacer partes de trabajo?
No hay una ley general que obligue a hacer partes de trabajo. Lo que sí es obligatorio es el registro diario de jornada de cada trabajador, que es otra cosa. El parte puede ayudar a llevarlo, pero no lo sustituye por sí solo.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada persona. Hay que conservar esos registros cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Cómo se organiza el registro se decide por convenio, acuerdo de empresa o, si no lo hay, por la empresa tras consultar a los representantes.
El parte mide otra cosa: el tiempo dedicado a un trabajo concreto para un cliente concreto. Un técnico puede hacer tres partes en un día y su jornada empieza al salir del almacén, antes del primer parte. Si queréis usar los partes como registro de jornada, tiene que quedar así organizado y documentado, y cubrir la jornada entera, no solo el tiempo en casa del cliente. Ante la duda, pregúntalo a tu asesor laboral.
Sobre la firma: el Reglamento europeo eIDAS (artículo 25.1) dice que no se puede negar efecto jurídico a una firma electrónica solo por ser electrónica. Una firma dibujada en una pantalla es una firma electrónica simple. Vale como prueba de que el cliente dio su conformidad, aunque no tiene la fuerza de una firma cualificada con certificado. Para un parte de trabajo es lo habitual.
Los errores que más dinero cuestan
Rellenar el parte al final del día de memoria, no separar lo pedido de lo hecho y dejar el material para luego. Los tres acaban igual: horas o material que no se cobran.
Rellenarlo por la tarde. A las siete nadie recuerda si en el segundo aviso estuvo una hora o una y media. Media hora menos en dos partes al día, por cinco técnicos, es mucho tiempo regalado cada mes. Se apunta al llegar y al irse, en el momento.
Firmar en blanco. Pasa más de lo que parece: el cliente tiene prisa, firma y el técnico «ya lo rellena luego». Esa firma no prueba nada, y si hay discusión el cliente tiene razón en desconfiar.
No apuntar lo que no estaba previsto. El cliente pide de paso que mires otro grifo. Si no queda escrito en «qué se ha hecho», tampoco llega a la factura.
El parte se queda en la furgoneta. El papel llega a la oficina el viernes, o el lunes. Cada día de retraso es un día más hasta cobrar. Por eso el PDF de esta página se puede mandar al momento por correo o por WhatsApp.
Sin número. Cuando el cliente reclama tres meses después, buscar el parte bueno en una caja lleva una mañana.
Cuándo la plantilla se queda corta
Cuando hay más de dos o tres técnicos, cuando quien hace el trabajo no es quien factura o cuando necesitas el historial de cada cliente. Ahí el papel y el Excel obligan a alguien a pasar datos a mano todos los días.
Una plantilla funciona bien mientras el que va a la obra es el mismo que cobra. Cuando crecéis, aparecen los partes que llegan tarde, los que llegan sin horas y las preguntas por teléfono para descifrar una letra. El Excel diario de arriba aguanta un tiempo más porque junta la semana en una hoja, pero sigue dependiendo de que alguien copie cada parte.
El siguiente paso es que el técnico rellene el parte en el móvil, con fotos y la firma del cliente, y que la oficina lo vea en cuanto se cierra. En la página de la app de partes de trabajo enseñamos cómo se ve y comparamos las tres opciones: seguir en papel, una app estándar o un programa hecho para vosotros. Si además repartís avisos, hacéis presupuestos o lleváis revisiones por contrato, lo tienes contado en el programa de gestión para instaladores.
En Custom Soft Lab hacemos ese programa a medida, con vuestros campos y vuestro parte, y lo entregamos en menos de 30 días, con garantía. Si con la plantilla os basta, quedaos con ella: es gratis y es vuestra.
Preguntas frecuentes
¿Qué es mejor, el parte en Word o en Excel?
El Word, si vais a imprimir un taco y rellenarlo a bolígrafo. El Excel, si el parte se rellena en un ordenador o una tableta y quieres que las horas y el material se sumen solos. Para cerrar la semana de varios técnicos, el Excel diario.
¿Cómo guardo el parte en PDF desde el móvil?
Pulsa «Guardar en PDF». En Android, en la ventana de impresión elige «Guardar como PDF». En iPhone, en Imprimir pulsa Compartir y guárdalo en Archivos o mándalo directamente. El cliente puede firmar con el dedo antes.
¿Es válida la firma del cliente en el móvil?
Es una firma electrónica simple. Según el artículo 25.1 del Reglamento eIDAS no se le puede negar efecto jurídico solo por ser electrónica, y sirve como prueba de la conformidad del cliente. Pide siempre su nombre y DNI junto a la firma.
¿El parte de trabajo sirve como registro de jornada?
Solo si se organiza así y recoge la jornada completa con su hora de inicio y fin, como pide el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El parte de un trabajo concreto no cubre el tiempo de desplazamiento ni el de almacén.
¿Guardáis los datos que pongo?
No. El generador funciona en tu navegador y no envía nada, ni los datos ni la firma ni el logo. Cuando cierras la pestaña se borra todo.