En corto. Plantilla gratuita de control de stock en Excel que también funciona en Google Sheets y LibreOffice: hoja de artículos con stock mínimo y coste, hoja de movimientos con listas desplegables y hoja de stock calculada con SUMIFS que marca en rojo lo que hay que reponer. Incluye cómo calcular el stock mínimo y el punto de pedido, la diferencia entre inventario físico y teórico, y cuándo el Excel deja de bastar.
Descarga la plantilla de control de stock
Son dos ficheros de Excel: uno con datos de ejemplo para ver cómo funciona y otro en blanco para empezar con los tuyos. Funcionan en Excel, en LibreOffice y en Google Sheets, y no llevan macros.
La plantilla tiene cuatro hojas:
- Cómo se usa. Los tres pasos, en una pantalla.
- Artículos. Código, nombre, proveedor, unidad, stock mínimo y coste unitario de compra.
- Movimientos. Una fila por cada entrada o salida, con fecha, cantidad, motivo y número de documento (el albarán, el pedido). El código y el tipo se eligen de una lista, así nadie escribe «A-01» en vez de «A-001».
- Stock. Se calcula sola con SUMIFS: entradas, salidas, stock actual, valor a coste y un aviso «Reponer» en rojo cuando un artículo llega a su mínimo. Si alguno queda en negativo, la fila se pone amarilla, porque falta apuntar una entrada o sobra una salida.
Para abrirla en Google Sheets: crea una hoja nueva, ve a Archivo › Importar › Subir, elige el fichero y marca «Reemplazar hoja de cálculo». Las fórmulas y las listas se conservan.
Pruébala aquí antes de descargarla
Apunta tres o cuatro movimientos y mira cómo cambia el stock. Es la misma lógica que la hoja Stock de la plantilla, con tres artículos de ejemplo.
| Artículo | Inicial | Mínimo | Stock | Aviso |
|---|
Puedes cambiar el stock inicial y el mínimo de cada artículo. Lo que apuntes se queda solo en tu navegador.
Cómo llevar el control de stock en Excel
Con una regla: el stock nunca se escribe a mano, se calcula. Apuntas cada entrada y cada salida en una lista y la hoja suma. Así siempre puedes saber de dónde sale una cifra.
El error más común es tener una columna «Stock» y cambiar el número cada vez que entra o sale algo. Funciona dos semanas. Luego alguien se equivoca al restar, nadie sabe cuándo pasó y el número deja de valer. Con una hoja de movimientos, cada cifra tiene detrás una fila con fecha, cantidad y documento, y un descuadre se encuentra en minutos.
Tres costumbres que hacen que funcione:
- Empieza con un recuento. El primer movimiento de cada artículo es una entrada con el motivo «Inventario inicial» y lo que hay de verdad en la estantería ese día.
- Apunta el documento. En las entradas, el número de albarán del proveedor. En las salidas, el pedido, la obra o el cliente. Es lo que te salva cuando hay que reclamar.
- Una persona responsable por turno. Si apuntan cinco, cada uno a su manera, el Excel acaba con filas duplicadas y otras que faltan.
Cómo calcular el stock mínimo y el punto de pedido
El punto de pedido es el consumo medio diario por los días que tarda el proveedor, más un stock de seguridad. El stock de seguridad cubre el día que se vende más de lo normal o el proveedor se retrasa.
Una fórmula sencilla y muy usada para el stock de seguridad:
Stock de seguridad = (consumo máximo diario × plazo máximo de entrega) − (consumo medio diario × plazo medio de entrega)
Punto de pedido = consumo medio diario × plazo medio de entrega + stock de seguridad
Un ejemplo con números redondos para que se vea la cuenta. Un artículo se gasta a 4 unidades al día de media y algún día llega a 6. El proveedor suele tardar 5 días y como mucho ha tardado 7.
- Stock de seguridad: 6 × 7 − 4 × 5 = 42 − 20 = 22 unidades.
- Punto de pedido: 4 × 5 + 22 = 42 unidades.
Cuando el stock baja a 42, toca pedir. Ese número es el que va en la columna «Stock mínimo» de la plantilla, y a partir de ahí el aviso «Reponer» te lo recuerda solo. Revísalo cada pocos meses: si cambia el consumo o el proveedor, cambia el mínimo.
Para sacar el consumo medio no hace falta nada más: suma las salidas de un artículo en la hoja de movimientos durante un mes y divide entre los días que habéis trabajado.
Inventario físico y stock teórico: por qué no coinciden
El stock teórico es lo que dice la hoja; el físico, lo que hay en la estantería. La diferencia sale de roturas, mermas, salidas sin apuntar y errores al contar. Se corrige con un recuento y un movimiento de ajuste.
Haz un recuento de vez en cuando, empezando por los artículos que más rotan o que más valen. Si la estantería tiene 7 y la hoja dice 9, no cambies la fórmula: apunta una salida de 2 con el motivo «Ajuste de inventario». Así queda rastro de la diferencia y, si se repite en el mismo artículo, sabes dónde mirar.
Además, la ley pide un inventario al cierre del año. El Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales (artículo 25) y a transcribir en él el inventario de cierre de ejercicio (artículo 28). Para valorar ese inventario, el Plan General de Contabilidad fija con carácter general el precio medio o coste medio ponderado y acepta el FIFO (norma de registro y valoración 10.ª).
La plantilla valora cada artículo a su último coste unitario, que basta para el día a día. Para el cierre, usa el método que lleve tu asesor y pásale el recuento físico.
Cuándo el Excel de stock se queda corto
Cuando varias personas tienen que apuntar a la vez, cuando el stock está en más de un sitio o cuando los datos ya existen en otro papel y se copian a mano. Ahí el Excel empieza a costar más horas de las que ahorra.
Las señales suelen ser estas:
- Dos personas tocan el fichero a la vez y una pisa los cambios de la otra, o cada una tiene su copia.
- Hay almacén y reparto. La mercancía sale en una furgoneta y el stock no baja hasta que alguien vuelve a la oficina. Para ese caso está el programa para distribución, con el pedido, la ruta y el albarán firmado en el móvil.
- Todo entra copiado de un albarán. Si las entradas salen de los albaranes de proveedor, se pueden leer con una foto y cargar solas, con el coste de cada producto al día. Lo explicamos en albaranes y facturas de proveedores.
- El stock tiene que hablar con compras, ventas y facturación. Eso es un ERP a medida, y el control de stock es una de sus piezas.
Si nada de eso te pasa, la plantilla te sobra para muchos años. Úsala.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla de control de stock es gratis de verdad?
Sí. Se descarga sin dejar el correo y puedes usarla y cambiarla como quieras en tu empresa.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. Usa solo SUMIFS, IF y AND, que existen igual en Google Sheets. Importa el fichero con Archivo › Importar › Subir y las fórmulas, las listas desplegables y los colores se mantienen.
¿Cómo meto el stock que ya tengo?
Haz un recuento y apunta una entrada por artículo con el motivo «Inventario inicial» y la fecha de hoy. A partir de ahí, solo movimientos.
¿Puedo añadir más artículos o más movimientos?
Sí. La hoja Stock está preparada para 300 artículos y la de movimientos para 2.000 filas. Si te quedas corto, copia la última fila de fórmulas hacia abajo y amplía los rangos de SUMIFS.
¿Sirve para varios almacenes?
Tal cual, no. Lo más sencillo es un fichero por almacén. Si los almacenes se pasan mercancía entre ellos a menudo, conviene un programa, porque cada traspaso son dos movimientos y en Excel uno siempre se olvida.