En corto. Para empresas de seguridad que instalan y mantienen sistemas de alarma: los contratos de cada abonado con su periodicidad (trimestral o anual), la agenda que avisa antes de que se pase el plazo, la revisión presencial con la lista del Anexo II de la Orden INT/316/2011 en el móvil, la hoja firmada por el técnico con su nombre y DNI o NIE y la copia para el cliente, y el libro de revisiones por abonado. No cubre cuadrantes de vigilantes. Se hace a medida a partir de nuestra base para servicios técnicos.
El problema de una mantenedora de alarmas es el calendario
Cada abonado tiene su plazo y el plazo lo pone la norma, no el cliente. Con cien contratos se lleva de cabeza; con quinientos, alguno se escapa.
El Reglamento de Seguridad Privada (Real Decreto 2364/1994, artículo 43) dice que cuando la instalación es obligatoria o está conectada a una central de alarmas, el contrato incluye el mantenimiento con revisiones preventivas cada trimestre, y que entre dos revisiones no pueden pasar más de cuatro meses. Si el sistema permite comprobar cada elemento desde la central, la revisión pasa a ser anual, con un máximo de catorce meses entre una y otra. Ese reglamento sigue en vigor en lo que no choque con la Ley 5/2014 de Seguridad Privada, que lo mantiene expresamente en su disposición derogatoria.
Así que en la misma cartera conviven dos relojes. Y un tercero: la Orden INT/316/2011 pide subir la frecuencia cuando el sitio lo necesita, por clima, polvo, ruido o cosas parecidas. Una nave al lado del puerto no se revisa igual que una oficina.
Esta página es para empresas que instalan y mantienen sistemas. Si lo vuestro son vigilantes, el cuadrante de turnos y servicios es otro programa y aquí no lo tratamos.
Cada contrato con su plazo y la agenda avisando antes
El programa guarda por abonado el tipo de revisión, la fecha de la última y el máximo que permite la norma. La siguiente aparece en la agenda con margen, no el último día.
La base que usamos trae agenda semanal por técnico y partes con estado, y cada mañana a las siete cada técnico recibe lo que tiene ese día. Los contratos de mantenimiento que generan visitas solas son de lo que se añade en el proyecto: se construye para vosotros con vuestra periodicidad, y con un aviso en la oficina cuando un abonado se acerca a los cuatro meses (o a los catorce) sin revisión cerrada.
Capturas de nuestra base para servicios técnicos con datos de ejemplo. Los contratos con plazo por abonado se construyen para vosotros.
Los avisos de avería, que el reglamento también os obliga a atender, entran en la misma agenda como parte urgente y salen en rojo. El técnico que va a una avería ve si a ese abonado le toca revisión el mes que viene y puede adelantarla en la misma visita.
La revisión anual del Anexo II, en el móvil
La Orden INT/316/2011 pide que el técnico rellene un documento que justifique que ha revisado todos los apartados del Anexo II, con su nombre y apellidos, DNI o NIE y firma. El programa le pone esa lista delante y no deja cerrar con un punto en blanco.
El propio anexo dice que la empresa debe preparar un impreso estándar para no olvidar ninguna prueba, y que una copia firmada por el técnico se entrega al usuario al acabar. Lo que pide es bastante concreto: avisar a la CRA para poner el sistema en pruebas, sacar el registro de incidencias de los últimos 15 días, medir tensiones de la fuente y de la batería, provocar un fallo de red y otro de batería, recorrer detectores, sirenas y pulsadores, y al final cotejar con la CRA que todas las señales han llegado. La batería con más de seis años se cambia.
Eso, en papel, es una hoja de dos caras que se rellena con prisa. En el móvil es una lista por tipo de central y de elemento, con casillas, el valor medido donde hace falta y una foto si algo está mal.
Capturas de la base con datos de ejemplo. La lista del Anexo II y la firma del técnico con su DNI o NIE se programan para vosotros.
Lo que la base ya hace: el parte con horas, material y fotos, la firma del cliente en la pantalla, que cierra el parte y ya no se puede tocar, y el PDF desde el navegador para dejar la copia. Lo que se añade: la lista de comprobación por tipo de revisión y los datos del técnico que pide la orden. Si alguna instalación está en un sótano sin cobertura, decídnoslo en la llamada, porque cambia cómo se guarda la revisión.
Revisiones a distancia y libro de revisiones
Cuando la revisión trimestral se hace de forma bidireccional, la norma pide dejar constancia en la memoria de eventos de lo que trae el Anexo III. Guardarlo junto al abonado evita buscarlo en la central el día que lo pidan.
El Anexo III recoge lo trimestral: alimentación, detección, pulsadores, sirena, transmisión a la CRA por todas las vías y atención al usuario. En remoto, para los detectores que no se pueden probar a distancia, se pide la colaboración del usuario. Ese registro puede entrar en la ficha del abonado como un parte más, con su fecha, aunque no haya salido nadie de la oficina. Importarlo desde vuestra central depende del programa de CRA que uséis; se mira en la llamada y, si no hay forma de sacarlo, se adjunta el fichero.
El artículo 43 del reglamento obliga además a llevar libros-registro de revisiones, tanto a la empresa como al titular. Con todas las revisiones en un sitio, el libro de un abonado es un listado filtrado e impreso: fecha, tipo, técnico y resultado.
Capturas de la base con datos de ejemplo.
Si también mantenéis protección contra incendios, los plazos y el certificado son otros; los contamos en el programa de gestión para mantenedoras de protección contra incendios. Y si hacéis clima o electricidad además de seguridad, mirad el programa de gestión para instaladores, que es la misma base con otra lista.
Qué nos hace falta para hacerlo vuestro
Vuestro impreso de revisión, la lista de abonados con su tipo de contrato y cómo facturáis. Con eso se arma la primera versión.
- El impreso que usáis hoy para la revisión anual y, si lo tenéis, el de la trimestral.
- La lista de abonados en Excel, con dirección, central instalada, si va conectada a CRA y fecha de la última revisión. Es lo que se carga primero.
- Qué marcas de central tocáis, porque cambian los puntos de la lista.
- Quién firma. Qué técnicos están habilitados y con qué datos tienen que salir en la hoja.
- Cómo cobráis la cuota de mantenimiento, las averías y el material, para dejarlo preparado para vuestro programa de facturación.
El programa no emite facturas ni sustituye la autorización de la empresa ni la habilitación del personal: eso sigue siendo vuestro. Lo que hace es que ninguna revisión se quede sin hacer o sin papel.
Cómo empezamos
Llamada de media hora, acuerdo de alcance de una página con la prueba que tiene que superar el programa y una versión con abonados vuestros a mitad de plazo. Si en menos de 30 días no la supera, os devolvemos lo pagado.
La prueba se escribe entre los dos. Para una empresa de alarmas suele ser algo así: «que la oficina vea qué abonados se pasan de plazo este mes y que un técnico haga una revisión anual completa desde el móvil, con la copia firmada para el cliente». Si queréis ver cómo queda un parte en papel antes de hablar, tenéis la plantilla de parte de trabajo, y en la app de partes de trabajo lo que hace la parte del móvil. Todavía no tenemos casos publicados de empresas de seguridad.
Preguntas frecuentes
Ya hay programas para empresas de seguridad. ¿Por qué uno a medida?
Si alguno os encaja con vuestro impreso y vuestra central, empezáis antes con él. A medida compensa cuando no os cabe: cuando además hacéis incendios o videovigilancia con otros plazos, cuando cada cliente grande pide su propio informe o cuando estáis pagando un programa grande para usar la agenda y poco más.
¿Sirve para llevar el cuadrante de los vigilantes?
No. Está pensado para la parte de instalación y mantenimiento. Turnos, servicios y horas de vigilancia son otro problema y otro programa.
¿El cliente puede firmar la revisión en el móvil del técnico?
Sí, la firma del cliente en pantalla ya la trae la base, y al firmar el parte queda cerrado. La orden pide la firma del técnico con su nombre y su DNI o NIE en el documento, y esa parte se añade para vosotros.
¿Y si el abonado mantiene él mismo su sistema?
El reglamento permite que el titular haga las revisiones preventivas si tiene personal cualificado y medios. En ese caso se marca el contrato como «solo averías» o se quita el aviso de plazo, y en su ficha queda escrito por qué.
Tenemos los abonados en Excel. ¿Hay que meterlos a mano?
No. Se importan al empezar. Si falta la fecha de la última revisión de alguno, sale en la lista de pendientes y el técnico la completa en la siguiente visita.