En corto. Un programa a medida para empresas pequeñas que reciben albaranes y facturas de proveedores en papel o PDF: se hace una foto o se sube el archivo, el programa lee proveedor, fecha, productos, cantidades y precios, una persona lo revisa en un vistazo y queda archivado y localizable. Con esas líneas mantiene el coste de cada producto al día, cruza albaranes con la factura del mes y avisa cuando un proveedor cambia un precio. La foto sirve para trabajar; para poder tirar el papel ante Hacienda hace falta digitalización certificada con software homologado por la Agencia Tributaria.
Dónde se pierde el dinero con los albaranes
En los precios que nadie compara. El albarán se firma con prisa, la factura llega semanas después y, para entonces, la subida de un proveedor ya se ha pagado varias veces sin que nadie la viera.
En un restaurante, un camping con bar y tienda, una distribuidora o una empresa de obras pasa lo mismo. Entran mercancías varias veces por semana, de proveedores distintos, cada uno con su formato de albarán. Unos traen precio en cada línea y otros no. La factura del mes junta diez albaranes y alguien de administración tiene que cuadrarlos a mano, si tiene tiempo.
El resultado se nota en dos sitios. Uno, el margen: si la carta, la tarifa o el presupuesto se calcularon con el precio de hace seis meses, cada venta deja menos de lo que crees. Dos, las horas: buscar un albarán concreto cuando un proveedor reclama o cuando falta una caja se lleva media mañana.
Cómo entra un albarán en el programa
Con una foto desde el móvil o subiendo el PDF que manda el proveedor por correo. El programa lee proveedor, fecha, número, productos, cantidades y precios, y una persona lo confirma antes de guardarlo.
La lectura la hace un modelo de inteligencia artificial que reconoce el texto del documento y lo coloca en sus campos. Se hace así por una razón práctica: los albaranes de cada proveedor son distintos y una plantilla fija por proveedor se rompe el día que cambian el diseño.
Nadie debería fiarse a ciegas de una lectura automática, así que el paso de revisión está pensado para que dure segundos. La pantalla enseña la foto a un lado y los datos leídos al otro, marca en otro color lo que el programa no ha leído con seguridad y deja corregirlo con un toque. Si un producto aparece por primera vez, pregunta a qué artículo vuestro corresponde y lo recuerda para la próxima.
Los PDF que llegan al correo pueden entrar solos: una dirección de correo para proveedores y el programa recoge los adjuntos. Es una de las automatizaciones que más trabajo quitan, porque nadie tiene que descargar y volver a subir nada.
El coste de cada producto, al día
Cada línea leída actualiza el último precio de compra de ese producto con ese proveedor. Si sube, el programa lo marca y os avisa, con la diferencia y la entrega en la que pasó.
Con unas semanas de albaranes dentro ya se ve la historia de cada artículo: qué pagabais en enero, qué pagáis ahora y qué proveedor lo trae más barato. Eso sirve para negociar con datos y para saber cuándo toca revisar precios de venta.
Quien trabaja con escandallos, la ficha de coste de un plato o de un producto elaborado, puede tenerlos dentro del programa. Cada escandallo tira del precio real del último albarán, así que el coste del plato cambia en cuanto cambia el de la merluza. Lo mismo vale para el material de una obra o para los productos que revende una tienda: el coste sale de lo que se compró, no de una tabla que alguien actualiza cuando se acuerda. Si todavía los lleváis en hoja de cálculo, tenéis una plantilla de escandallo gratis con calculadora para empezar.
Los avisos se ajustan a cada negocio. Hay quien quiere saber cualquier subida y hay quien solo las que pasan de un porcentaje o afectan a los diez productos que más compra. Eso se decide en el alcance.
Albaranes contra factura, sin cuadrar a mano
Cuando llega la factura del proveedor, el programa busca los albaranes que incluye y compara cantidades y precios. Si algo no coincide, lo enseña antes de que se pague.
Es el control que casi nadie hace por falta de tiempo y el que más errores pilla: una entrega facturada dos veces, un precio distinto del albarán, una devolución que no se descontó. El programa deja la factura en tres estados sencillos, cuadra, no cuadra o falta algún albarán, y administración solo mira las que no cuadran.
Todo queda archivado y se encuentra por proveedor, fecha, producto o importe. Si tenéis ya un programa de contabilidad o un gestor que lleva los impuestos, el programa les pasa los datos de las facturas recibidas en el formato que pidan, para que nadie vuelva a teclearlas. Si queréis que compras, almacén y ventas vivan en el mismo sitio, eso ya es un ERP a medida, y los albaranes son una de sus piezas.
¿Puedo tirar el papel después de escanearlo?
Con una foto normal, no. Para prescindir del original en papel ante Hacienda hace falta digitalización certificada, hecha con un software homologado por la Agencia Tributaria. Nuestro programa guarda la imagen para trabajar con ella; el papel lo seguís conservando.
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 19) obliga a conservar las facturas recibidas durante el plazo que marca la Ley General Tributaria, con su contenido original. Los artículos 20 y 21 admiten guardarlas en formato electrónico si se garantiza que son auténticas, íntegras y legibles. Para el paso del papel a imagen con valor fiscal, la Orden EHA/962/2007 regula en su artículo 7 la digitalización certificada, y la Agencia Tributaria indica que para ella es necesario un software homologado.
En la práctica hay dos caminos. Si os basta con trabajar mejor, el programa lee y archiva las fotos y el papel va a una caja ordenada por mes. Si queréis eliminar el archivo en papel, hay que integrar un servicio de digitalización certificada homologado; lo valoramos con vosotros y con vuestro asesor. Las facturas que ya os llegan en PDF son electrónicas desde el origen y se guardan tal cual llegaron.
Una aclaración útil: VeriFactu (Real Decreto 1007/2023) afecta a los programas con los que se expiden facturas. Leer y archivar las facturas que recibís de proveedores queda fuera de esa obligación.
Qué nos hace falta y cómo empezamos
Una llamada de media hora, una muestra de vuestros albaranes reales y la lista de productos que más compráis. Con eso cerramos el alcance por escrito y lo entregamos en menos de 30 días, con garantía.
- Diez o quince albaranes y dos o tres facturas de proveedores distintos, tal como os llegan. Con ellos probamos la lectura antes de empezar.
- Vuestra lista de artículos, aunque sea un Excel, para que cada línea del proveedor caiga en vuestro producto.
- Quién recibe la mercancía y quién paga. Dos o cinco personas, cada una con su usuario y lo que le toca ver.
- Qué programas usáis hoy para facturar o para la contabilidad, por si hay que pasarles datos.
La prueba de entrega la escribimos juntos y suele ser concreta, del tipo «meter los albaranes de una semana real con el móvil y ver el coste actualizado de los veinte productos que más compramos». Si a los 30 días no la pasa, os devolvemos lo pagado, no pagáis el resto y os quedáis con lo construido. Lo que se acuerde sobre vuestros datos y sobre el programa queda escrito en el alcance antes de pagar nada.
Si vuestro caso se parece más a una distribuidora con reparto, mirad también el programa para distribución. Aún no tenemos casos publicados de lectura de albaranes.
Preguntas frecuentes
¿Lee albaranes escritos a mano?
Los impresos los lee bien. Los escritos a mano dependen de la letra: los números claros suelen salir, y lo dudoso queda marcado para que lo revise una persona. Lo probamos con vuestros albaranes reales antes de firmar, así sabéis qué esperar.
Ya hay aplicaciones que escanean facturas. ¿Para qué una a medida?
Si una de ellas os encaja, usadla y empezáis antes. A medida compensa cuando queréis que la lectura alimente algo vuestro: escandallos, costes de obra, el stock o los precios de venta, todo en el mismo programa y sin pagar por usuario.
¿Funciona con los albaranes de cualquier proveedor?
Sí, porque no depende de una plantilla por proveedor. Lo que hace falta es enseñarle una vez a qué artículo vuestro corresponde cada producto de cada proveedor; a partir de ahí lo recuerda.
¿Hace falta comprar un escáner?
No. Basta con el móvil. Si ya tenéis un escáner o una impresora que escanea a una carpeta o al correo, el programa puede recoger esos archivos también.
¿Sustituye a mi programa de facturación o a mi gestor?
No. Se ocupa de lo que compráis. Las facturas que emitís siguen saliendo de vuestro programa de facturación, y a vuestro gestor le llegan los datos de las recibidas ya ordenados.